『奉行シリーズ』

創業から変わらず「顧客第一主義」を徹底し、中堅・中小企業を中心に、新しい技術や価値を開発・提供しているメーカーです。2005年からSynergy!を導入し、現在もご利用を継続。導入当初は、Synergy!のフォーム機能を活用してWeb経由の申し込み数と成約数の増加を実現しました。以降、IT環境や解決したい課題がさまざま変わっていく中で約20年間ご利用いただいています。使い続ける理由はどこにあるのか。現在の活用方法などについて、詳しくお伺いしました。

写真右より

並木 陽子　氏
株式会社オービックビジネスコンサルタント　営業推進部　オペレーショングループ　リーダー

武井 未早　氏
株式会社オービックビジネスコンサルタント　営業推進部　オペレーショングループ　主任

小楠 裕子
シナジーマーケティング株式会社　クラウド事業部　第6アカウントソリューションG

※部署名・役職は取材当時（2024年5月）のものです

1,300パターン以上の製品に関する情報をメールで送り分け。そのメール配信システムとしてSynergy!を活用

小楠 改めてですが、並木様と武井様の部署や普段のお役割についてお伺いできますか？

武井氏 部署は2人とも同じで、マーケティング推進室の中のオペレーショングループです。新しい製品リリース時の商品管理や、価格の設計、原価管理、さらにユーザー管理システムのオペレーション部分の調整を行っています。また、お客様の手元に製品が届くまでや届いたあとの社内外の対応設計、統制管理なども担っています。業務運用が円滑に進むようにコスト削減やオペレーションの最適化を目指すグループですね。

小楠 業務の幅が広いですね！その中で、どのようにSynergy!を活用いただいているのでしょうか？

武井氏 製品に関わる大切な保守のお知らせや、税制改正といった製品のプログラム変更などの大切な情報を、サポートセンターのメンバースタッフがサポート情報としてお客様にメール配信するのですが、その配信システムとしてSynergy!を使っています。

小楠 製品自体すごくたくさんあると思うのですが、どのくらいの数になりますか？

並木氏 奉行クラウドや奉行Smartなどの各シリーズや、それぞれの製品のエディションも含めると、パターンとしては1,300以上ありますね。これらの製品の情報をSynergy!を使って配信しています。

小楠 1,300を超える種類の製品のお客様に対して、情報を送り分けているということですよね。

武井氏 各製品の情報を適切にお客様に届けるために、どうSynergy!に取り込めばよいかなどのロジックを私たちで考えています。

並木氏 どの製品の情報も、必要なお客様にきちんと届くように、環境を整えておくイメージですね。

小楠 メール配信はどのぐらいのペースですか？

武井氏 多い月だと数万～数十万の宛先へ、連日サポート情報を送っています。会計系、人事労務系、販売管理系それぞれの分野で制度の改正などが重なる時期はバラバラですが、それにあわせたプログラム変更のお知らせなどを送ります。制度が変わるとご利用担当の方もどう対応していいかわからない場合があるのでガイドブックや説明会、動画、特設サイトなどの各種コンテンツをご案内するなどしていますね。

使い続ける理由は、安定感とわかりやすさ。ユーザー追加に料金が発生しないのも嬉しい

小楠 2005年のSynergy!導入のきっかけとしては、個人情報保護法施行にあわせてセキュリティ強化するためということでした。フォーム機能を利用するあたり、社内担当者にユーザー登録を知らせる通知メール（ジャーナル）に自由な項目設定ができ、個人情報を掲載せずに運用できるなど、Synergy!が運用レベルでのセキュリティ面の条件を十分に満たしていることが導入理由だったと聞いております。
それから、利用範囲を広げながら約20年近くご活用いただいていますが、使い続けている理由はどこにあるのでしょうか？

武井氏 今配信しているサポート情報というのは、配信するまでに別のシステムを跨ぐこともあり工程が複雑なのですが、Synergy!を連携させることで安定して配信ができていることが大きな理由です。あとは、操作する側がわかりやすいというのもありますね。実際に操作するのはサポートスタッフのメンバーになるのですが、操作性がシンプルでわかりやすいため、一度レクチャーすれば感覚的にすぐ使えるようになります。
また、操作するユーザー数に対して料金が発生しないことも嬉しいです。サポートメンバーが増えても、とりあえずアカウントを作れば好きに操作をしてみてもらえます。製品の種類が多いので、製品ごとに分けて原稿を担当するということも可能です。サポート情報配信用以外にもデータベースを契約していますが、異なる部署のメンバーも使えるなど広く柔軟に活用できています。

並木氏 他のメールシステムでサポート情報の配信を実現しようとすると、かなりの料金になってしまうのでコストの面でもSynergy!を継続して利用しています。その他に、データベース機能なども他部署も含めて活用しています。

武井氏 社内で使っている各システムはしっかりしているものの、連携できていない部分があるんです。そこにSynergy!を連携させることで間を繋ぐなど、汎用性があるのですごい助かっていますね。

1時間半かかっていた作業が15分ほどで完了。新しく使う機能でも、シンプルでわかりやすいので直感的に使えるのが嬉しい

小楠 メール配信だけでなく、他の機能も同じように皆様使いこなしていただけてますか？

武井氏 先日、初めてベーシックメール（※1）を作成してみたのですが、テンプレートが最初にあったのでそれをベースに、あとはヘルプを見ながら調整して作りました。直感的に困ることなく作ることができましたね。

並木氏 私たちもお客様に自社のシステムの操作を行っていただくうえで、ヘルプページの大切さというのは日々感じていますが、Synergy!はサポートページが充実していて本当に素敵だと思います！

武井氏 機能追加やアップデートした時のお知らせページもいつも見やすいです。どこがどのように変わったかだけでなく、この変更が自分の業務の何に影響があるかというところまで書いてくれているので、すごくわかりやすい。

小楠 ありがとうございます！

武井氏 私も並木も、Synergy!の主担当になってまだ1年経っていないんです。それでもサポートページやアップデート情報がわかりやすいので、読んだらすぐに理解でき、前任に頼らなくても自分たちで運用していけます。すごいシンプルでいいなというのが、素直な感想です。

小楠 いろいろな機能を活用いただけていて嬉しいです。さらに外部システム連携機能（※2）もご利用し始めているんですよね？

並木氏 Synergy!の自動データ連携の機能を使い始めて、業務がぐっと楽になりました。
製品数が多いこともあり、ご登録いただくお客様も日々増えているので、インポートするお客様情報も減ることがなく、データファイルの数やサイズも増えていきます。
Synergy!の自動データ連携を導入する前は、インポートデータを取り込むために、そのファイル数の分だけ同じ操作を繰り返し、さらに取り込みを待つので、全部の作業が完了するまでかなりの時間がかかっていました。

武井氏 1時間～1時間半はかかってましたよね。

並木氏 それが10～15分くらいで済むようになり、すごく助かってます。現在はサーバに手動でファイルを置いていますが、最終的にはサーバに自動配置できるよう環境整備を進めていく予定です。

小楠 よかったです！サーバにデータを置くところも自動化できればもっと楽になりますね。

並木氏 そうですね。社内で環境を構築して自動化できれば、出社前にはもう作業が完了している状態にできると思うので、これからもっと楽になると思います。

※1　ベーシックメールとは……メール本文や絞り込み条件、配信日を指定して作成するSynergy!のベーシックなメール機能です。
※2　外部システム連携機能とは……既にお使いの外部システムのデータを連携してメール配信などに活用することができるSynergy!の機能です。

シンプルな使いやすさと心強いサポート。知識がない人でも安心して始めることができる

小楠 今までのお話もふまえて、Synergy!はどのような方におすすめできそうでしょうか？

武井氏 やっぱりシンプルでわかりやすいのが一番いいなと思っているので、まずはメール配信をしてみるために何のシステムを使えばいいんだろう……と悩んでる人におすすめだと思います。セキュリティ面でも、直近のGmailガイドライン変更についてすぐにフォローがあったため、他社より早く実装も完了できるなど、こちらに知識がなくてもカスタマーセンターや営業担当の方がいつも迅速に対応してくれるので、安心して始めることができます。

並木氏 変更点だけ送られてきてもどう対応すればいいか迷ってしまうのですが、Synergy!は変更のポイントや利用方法がすごく細かく案内されていて、それがすごく心強かったです。

小楠 ありがとうございます！本日いただいたご意見も社内で共有しながら、効率化という視点だけでなく、もっと幅広いところでさらにお力添えできたら嬉しいなと思いました。
最後になりますが、今後の会社の展望をお伺いできますか？

武井氏 今後も引き続きではありますが、経営目標として「お客様満足度No.1」を掲げて取り組んでいきます。時代もテクノロジーも変わりますが、創業以来ずっと変わらない顧客第一主義を大切に、中小企業の会計・人事・給与・販売管理といった企業業務を新しいイノベーションで支えることを今後も目標として進めます。

小楠 会計・人事・給与・販売管理システムとなると、利用するお客様にとっては安心して使えることがとても重要だと思うので、そのお知らせを届けているSynergy!はより安心して使っていただけるシステムであるべきだと、改めて身が引き締まりました。本日はお時間を頂戴し、ありがとうございました。