男性脱毛サロン「メンズクリア」・女性脱毛サロン「ストラッシュ」をあわせて全国に約160店展開している、エステティックサロン運営のリーディングカンパニー「株式会社クリア」様。来店前のお客様の予約やお問い合わせ対応をするコールセンターでメール配信も行っていましたが、Gmailで個別に作成・送信する業務負担が課題になっていました。そこで昨年メール配信機能もあるクラウド型コールシステム（電話・FAXとコンピューターを連携させたシステム）を導入。さらにSynergy!メールAPIと連携し、HTMLメールも簡単に送れるようになりました。業務負担を大幅に軽減できたシステムの活用方法や、HTMLメール作成が簡単になったことで実現できたことについて詳しくお伺いしました。

写真右より

齊藤 栞　氏
株式会社 クリア　本部CS　部長

脇水 智香　氏
株式会社 クリア　本部CS

寺岡 滉平
シナジーマーケティング株式会社　クラウド事業部　第1アカウントソリューションG

山内 省吾
シナジーマーケティング株式会社　クラウド事業部　第1アカウントソリューションG　マネージャー

※部署名・役職は取材当時（2025年2月）のものです

コールセンターから配信するメールの作成作業が大きな負担に……

山内　今所属されているCS（カスタマーサクセス）部で運営されているコールセンターではどのような業務をされているのでしょうか？

脇水氏　来店前のお客様に対して、予約やお問い合わせ対応、メールでのご連絡、来店促進につながるような情報発信といった業務を行っています。

山内　お客様へのメール配信はスタッフの方が1通1通作成し個別にお送りされていたんですか？

脇水氏　そうなんです。今はメール配信機能も付いているクラウド型のコールシステム（電話・FAXをコンピューターと連携させるシステム）を導入したのですが、それまではスタッフが1通1通作成しGmailから配信していました。

山内　それは大変な作業ですね……。

脇水氏　大変でしたね。メンズクリアだと約100店舗あるのですが、それぞれの店舗の住所や連絡先にあわせてテンプレートを作成しているため、配信したい内容に合わせてテンプレートを間違わないように選び、そこからお客様のお名前を入れてという作業をしていると負荷がかなり高くなっていました。

寺岡　みなさんで、1日何通くらいのメールを配信されていたんですか？

脇水氏　コールセンターでは約50名のスタッフが対応しているのですが、1日にスタッフ1名あたり約30～50通のメールを配信していました。

寺岡　店舗が全国に約100店舗となると、メール配信の数も増えますよね。

脇水氏　メールを配信するだけでも作業工数がかなりかかってしまうので、画像を入れるような凝ったメール作成まではできませんでした。また、Gmailでの配信だったためメールがお客様に届いているのかという点も心配ではありましたね。

山内　到達率の不安については、何か具体的に顕在化した問題などがあったのでしょうか？

脇水氏　当初、休眠状態のお客様へのアプローチ活動を始めたとき、対策をしないまま大量配信を実施していました。実際にお客様から「届いていない」というお問い合わせが多かったわけではないですが、社内でもスタッフにGmailからテストメールを送ったところ、届いているスタッフと届いていないスタッフがいるという状況があり、この状態を続けていけば、弊社のドメインにも悪影響があるかもしれないと懸念が高まっていました。

山内　せっかく工数をかけてメール配信しても到達率に懸念がある状態だったということですね。

Synergy!メールAPIと連携することでメール到達率への懸念を解消！

山内　Gmailから1通1通メールを作成し配信する工数や業務改善の一環としてクラウド型のコールシステムの導入があったと思いますが、さらにSynergy!メールAPIと連携いただくことで、どのような変化がありましたか？

脇水氏　まず、現在のコールシステムを導入する前にもシステムはありましたが、本当に電話に関する機能しかなく、お客様とのコミュニケーション方法が限られていました。現在のシステムを導入後は、メールの送信など機能が拡充されたためGmailで作成していたときと比較すると、圧倒的にメール作成作業が楽になりましたね。また、コールシステムとSyenrgy!メールAPIを連携することで、先述の到達率や大量配信をすることで起きやすくなる悪影響などの心配が軽減されたこともあり、安心して一斉配信をすることができるようになりました。

山内　メール配信作業が楽になったことで、内容にも工夫や改善を加える時間がとれるようになりましたか？

脇水氏　そうですね、この部分はAPI連携とは関連しませんが、今まではテキストメールで文章も固めだったものをHTML化し、メンズクリアの広告に出ているモデルの画像を入れるなど、クリックしてもらいやすいメール作成に取り組むことができました。例えば初回の架電で不在だったお客様には、すぐに折り返しの電話をかけられるようワンタップで発信できるボタンを付けたり、予約確定後のお客様であれば、より来店意欲を高めるためのYouTube動画をお送りしたり、HTMLメールだからこそできるコンテンツ配信ができ、表現の幅が広がったかなと思っています。

寺岡　テキストでも送ることは可能ですが、やはりHTMLメールと比較して見てもらいやすさ大きく変わりますよね。メールのクリック率や、実際の来店率にも良い影響が出そうです。

脇水氏　HTMLメールの配信開始からまだ時間があまり経っていないのでこれからだと思いますが、来店率を上げることは取り組みの大きな目標でもあるので期待しています。

山内　メールの到達率の点ではいかがでしょうか？

脇水氏　同様に社内でテストメールをしても安定して届いているので、そこも心配がなくなりました。

山内　弊社サービスの「Synergy!」およびSynergy!メールAPIは、高いメールの到達率を維持するための取り組みも行っているので安心してご利用いただければと思います。では、コールシステムとSynergy!メールAPIを連携いただくことで、基幹システムでメール作成作業を行いつつも一斉配信も安心して行っていただけるようになったということですね。良かったです！

▼メールの高い到達率を維持するための「Synergy!」および「Synergy!メールAPI」の取り組み

サポートが心強いことも、Synergy!メールAPI導入の大きな決め手に

寺岡　今回コールシステムと連携するAPIとして弊社のSynergy!メールAPIを選んでいただいたのは、別の要件で「Synergy!」を導入いただきメール配信ツールとしてご利用いただいていたことが大きいですか？
（メール配信システムとして「Synergy!」を導入いただいた株式会社クリア様の事例はこちら）

▼コールシステムとSynergy!メールAPIの連携図

脇水氏　そうですね。メール配信システムとして「Synergy!」を導入したのもメールの到達率が高かったことが理由の1つでしたが、導入後も安心して利用できていたので他社のシステムを検討せず、お願いさせていただきました。

山内　ありがとうございます！

脇水氏　あとは、導入や運用方法についてのサポートが心強いことも決め手です。私がAPIのシステムにあまり詳しくなく、わからないなりに調べながらやっていたのですが、質問を送るたびに営業の寺岡さんが毎回迅速に答えてくださり、すごく助けていただきました。

山内　今回はコールシステムとメールAPIというシステムの連携になるので、知識がないと難しい部分もありましたよね。

脇水氏　そうですね。コールシステム側で必要な構築はCTIの会社が対応していたのですが、わからないことが出てくるたびに寺岡さんに何度も質問させていただいて、本当にありがたかったです。

寺岡　お力になれて良かったです。私で回答できる部分はもちろんですが、より専門的な知識が必要になったときには、社内にいる技術的なサポートができるスタッフもメンバーとして一緒に対応させていただきました。そこがシナジーマーケティングの強みでもあるので、今後もご利用いただく中で「こんなことをしたい」といったご要望などがあれば、遠慮なく聞いていただければと思ってます。

脇水氏　ありがとうございます。お願いいたします。

寺岡　今後も運用方法なども含めて引き続きサポートしてまいります！本日は貴重なお話をありがとうございました。