どんなシステムでも共通していえますが、何か新しいシステムや仕組みを取り入れるとき、そのゴールは「使い始めること」ではなく、「システムの運用が定着し、利用し続けること」です。

今回は、SFAの代表的なシステムであるSalesforceを例に、「システムの運用が定着し、利用し続ける」ために押さえておいて欲しい3つのポイントをご紹介します。キーワードは「シンプル」です。

様々な企業様のSalesforceの新規導入支援や、導入企業様の活用支援を行ってきて感じた、どんな企業様にも共通していえる、大事なポイントです。これからSalesforceを活用しよう！と思われている方たちの参考になれば幸いです。

<目次>

「設計」をシンプルにする
「運用」をシンプルにする
「業務」をシンプルにする
「シンプル」であることのメリット

「設計」をシンプルにする

Salesforceを導入する際は、初期設定代行をインプリベンダーに依頼する企業が多いですが、初期構築が完了したあとの管理は、各導入企業の担当者が管理をすることがほとんどです。そのため、自社の担当者で管理が行えることは非常に重要です。初期構築のタイミングで様々なケースを想定し、完璧だと思う構築をしてもらったとしても、

「運用をはじめてみたら他にも必要な機能があった」
「項目の更新ルールが変わった」
「期ごとに変わる目標をSalesforceに反映させなければならない」

といったように、状況にあわせてSalesforceの状態を最適に更新し続ける必要があります。もちろん、初期構築のときと同様に、都度外部へ依頼することも可能です。しかし、継続利用にかかる費用は最低限にして、自社で対応できない範囲だけに抑えたい企業がほとんどだと思います。

初期設計の際は、「自社の管理者が設定変更することは可能なのか」という視点で極力「シンプル」な設計からはじめてみてください。

「運用」をシンプルにする

Salesforceの初期構築が終わったあと、大半の企業で、最もその機能を利用し更新するのは、「営業」です。日々、お客様対応で飛び回っている営業にとっては、複雑であったり時間のかかる更新作業は大きな負担になります。せっかくSalesforceを導入して、商談情報の一元管理、商談進捗レポートでのウォッチをはじめたのに営業が登録を面倒に感じるような設計では、そのメリットを活かすことができません。

設計の段階で営業（更新者）の立場になって、以下のポイントで検討してみてください。

入力項目を最低限にして登録作業の負担を減らす
項目名や選択肢は営業（更新者）が使っている言葉に合わせ、わかりやすい内容にする
入力項目はできる限り選択肢型項目にし、自由記述項目を減らして入力の手間を減らす

「業務」をシンプルにする

Salesforceの導入を検討している企業の中には、現在の業務プロセスをすべてシステムで実現しようと思い、初期設計から作り込むことを望まれることがあります。しかし、今まで、対面や手動で行っていた柔軟なオペレーションを全く変更することなくシステム化することは非常に難しいです。なんとか作り込んでみると、「設計」や「運用」のシンプルさがなくなり、システムを利用し続けることが困難になることも考えられます。

今の業務プロセスの中で無理なく導入でき、効率化・自動化ができるところからシステム化していき、まずは運用を回してみましょう。運用を回してみることで、今までの業務プロセスの工程を少しだけ変更するだけで問題なく運用が回るケースもあります。システム導入初期はできるだけ現状プロセスを柔軟に変更することも検討してみてください。そうすることで、追加開発としてコストが必要な機能の精査もでき、必要な機能にのみ開発コストを抑えることもできます。

また、Salesforceを含め、世の中にある様々なシステムは、その得意とする特性はそれぞれ異なります。システムが得意とする特性にあった業務プロセス優先的に落とし込んで、システムに合わせることは、その特性を最大限活かすことにもつながります。