【徹底解説】フォームとSalesforceを自動連携するための5つの方法と必ず押さえるべき4つのポイント

Salesforceには以下のようなさまざまな情報が管理されています。

顧客情報やそれに紐づく活動、問い合わせ情報、商談情報、契約情報
自社が提供しているサービスや商品のデータ
自社の社員の情報

データがSalesforceに管理されているということは必ず「データを登録する行為」が発生しています。運用を鑑みたときに、データインポートも手段としてありますが、中にはSalesforceと連携していないフォームから登録された情報を手動で1件1件Salesforceへ登録している方もいらっしゃるのではないでしょうか？

Salesforceへデータ連携する手間を減らしたい、コストも抑えたい、ゆくゆくは自由にフォームを作って自動的に連携できるようにしたい、といったご要望をかなえるために、本ブログではフォームとSalesforceの連携に特化して、押さえるべきポイントを解説し、自動連携の手法についてご紹介いたします。

そもそもなぜWebフォームは重要なの？

最適なコミュニケーションを行うためのWebフォーム活用についてまとめました

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フォームからデータをSFに自動連携するべき理由
- フォームの活用例
フォームとSalesforceを連携する5つの方法
Salesforceにフォームからデータを登録する際に押さえておきたい4つのポイント
Salesforceとフォームを自動連携するときのポイントまとめ

フォームからデータをSFに自動連携するべき理由

フォームから登録された情報がSalesforceへ自動連携されないと、どのような問題が発生するのでしょうか？
以下に簡単にまとめていきます。

手動連携では、運用の手間や連携ミスなどのリスクが発生する
データがSalesforceに登録されるまでのタイムラグがあることで機会損失につながり、マーケティング施策を効果的に展開することができない
フォーム作成の依頼があっても気軽に制作できないし、データの自動連携を実現しようとすると、コストがかかりそうで踏み出せない

Salesforceはデータを蓄積して活用するためのデータベースです。
いかに登録されたデータを手間なく、スピーディーに連携するかによって、データを活用した施策の精度や効果が大きく変わります。
上記のような、Salesforceとフォームの連携やフォーム作成について課題をお持ちの方はぜひ本記事をご覧ください。

フォームの活用例

Salesforceとフォームが連携することでさまざまな業務の効率化が実現できます。
どのようなケースでフォームが活用されているのか代表例をご紹介します。

問い合わせフォーム／資料請求フォーム

BtoB、BtoC問わず、企業のWebサイトには必ず問い合わせフォームや資料請求フォームがあります。
問い合わせフォームに登録された情報をSalesforceへ連携し、カスタマーサポートの対応に役立てたり、
資料請求フォームに登録された方に、サンキューメールから資料をダウンロードしてもらうケースで活用されます。

申し込みフォーム

セミナーや採用のエントリーなど申し込みを受け付けるフォームです。
最近では申込時に画像や書類をpdfで受け付けるフォームのニーズも高まっています。
申し込まれたセミナーやイベントなどでは、申込者に対するリマインドメールや参加証の発行が必要なものもあり、そのような運用をなるべく自動化していくケースが増えています。

アンケート

BtoBではセミナー参加後のアンケートや顧客満足度調査、不動産業界では内覧後のアンケート調査など、さまざまなシーンでアンケートの取得が必要とされます。
また、Salesforceに入っている顧客情報にアンケート内容を紐付けたいという課題もよくご相談いただきます。

キャンペーン

消費者が応募するWebキャンペーンです。
最近だと、フォトコンテストのように応募時に特定の条件の画像を添付してから登録をしてもらうキャンペーンのご相談を多くいただきます。

会員登録

Webサービスの場合、会員登録フォームを用意し会員を募ることがあります。
新規会員の方はデータが登録でき、すでに会員となっている方は二重に登録させないように制御する仕組みが必要です。

上記以外でもWebフォームの活用シーンは多くあります。

Webフォームから取得したデータをいかにシームレスにSalesforceへ連携できるかが、運用を楽に安全に実現するためのポイントです。

フォームとSalesforceを連携する5つの方法

Salesforceへフォームからデータを自動連携するのは以下の5つの方法があります。

1. Salesforceの標準機能を利用する
  - Web-to-リード
  - Web-to-ケース
  - アンケート機能
2. Salesforceが提供するMarketing Automationを利用する
  - Account Engagementを利用する
3. Webフォームを開発する
4. 外部のシステムとSalesforceを連携する
5. AppExchangeのアプリを利用する
  - Synergy!LEADを利用する

方法①Salesforceの標準機能（Web-to-リード／Web-to-ケース／アンケート機能）を利用する

Salesforceにはフォームを作成するために3つの標準機能があります。
それぞれメリット・デメリットを解説していきます。

Web-to-リード

Webサイトからリードオブジェクトにデータを登録するために利用する機能です。

■メリット

費用が発生しない

■デメリット

リードオブジェクトのみの登録になる
構築にサーバが必要で準備しなければならない
専門的な知識が必要となる

Web-to-ケース

Salesforceが標準機能として持っているケース（問い合わせ管理機能）に連携できるWebフォームです。

■メリット

費用が発生しない

■デメリット

ケースのみの登録になる
構築にサーバが必要で準備しなければならない
専門的な知識が必要となる

アンケート機能

Salesforceがアンケートを収集するために利用可能なWebフォームです。

■メリット

Salesforceの管理画面から設定が完結できる
ノーコードでアンケートの設定ができる

■デメリット

無料でのアンケート回答には300件の上限があり、回答上限を追加する場合は別途費用が発生する
アンケート回答者を紐付けるにはExperience Cloudライセンスの契約やサイトの設定が必要になる
アンケート回答を自由にレポートする場合には、別途カスタムレポートタイプの作成が必要になる
回答後のお礼メールの送信が行えない

方法②Salesforceが提供するMarketing Automationを利用する

Salesforceが提供しているMarketing Automation（以下MA）である、Account Engagementを利用する方法です。
Account Engagementは多彩な機能を持つMAで、獲得した見込み顧客に対して、柔軟な機能で顧客に合わせたアプローチができ、効果的なリードナーチャリング施策が行えます。

■メリット

Webフォームだけでなく、多彩な機能を使ってナーチャリング施策が実行できる
拡張性が高い

■デメリット

Webフォームのみ必要な場合は、費用感が合わない
Account Engagement専門の知識の習得が必要になる

方法③フォームを開発する

自社の運用に必要な要望を整理し、自社オリジナルのフォームを構築することが可能です。
開発を得意とする会社と協力してフォームを構築していきます。

■メリット

自社の運用に沿ったフォームが作成できる
フォームの見た目も自由に設計することができる
連携するオブジェクトを自由に選ぶことができる

■デメリット

要件定義から構築～実装まで時間と多大なコストが発生する
フォームの修正をしたいときでも簡単に修正できず、都度スケジュールの調整や費用が発生する

方法④外部のシステムとSalesforceを連携する

フォーム作成ができるクラウドツールを利用し、Salesforceと連携することで別のシステムで取得した情報をSalesforceへ連携することができます。

■メリット

フォーム作成が柔軟に行え、変更も簡単にできる
導入や構築をスピーディーに進めることができる

■デメリット

連携するのに、開発が必要になることがある
連携のための追加費用が発生する場合がある
連携できる情報やオブジェクトなどに制限が発生する
フォームに変更があると都度連携仕様も変更しなければならない
別システムのため、Salesforceだけで完結できず、別途操作が必要なる

方法⑤AppExchangeアプリの「Synergy!LEAD」を利用する

Synergy!LEADはAppExchangeのアプリです。SalesforceへインストールするだけでSalesforceにデータを直接登録できるフォームを自由に作成することが可能です。

■メリット

安価（10,000円／月）に利用することができる
格納できるオブジェクトは自由に選択できる
オプションで画像やファイルを添付できるフォームも簡単に作成できる
標準デザインでレスポンシブ対応のため、さまざまなデバイスに対応するフォームが作成できる
Salesforceの管理画面から担当者が簡単にフォームを作成／変更できる

■デメリット

Sales CloudかService CloudのEnterprise Edition以上のライセンスが最低1ライセンスは必要になる

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Salesforceにフォームからデータを登録する際に押さえておきたい4つのポイント

Salesforceとフォームを自動連携する際には、押さえておくべき4つのポイントがあります。
ポイントを把握した上で自動連携の手法を検討しなければ、運用が始まった後に支障をきたしたり、無駄なコストが発生することが多くあります。

①フォームのカスタマイズ性

フォームは一度決めたら二度と変える必要がない、と言い切れるでしょうか？
弊社は長年お客様のデータ登録やSalesforceとの連携についてのご支援をしておりますが、事業の方向性や社内の人の入れ替わりなどで取得したい情報が変わるケースをよく目にしています。
今すでに運用したり、これから作ろうとしているフォームは柔軟に項目を変更できますか？

②フォームの操作性やデザインの柔軟性

PCやスマートフォンから入力しづらいフォームでは、ユーザーが情報を登録する際の容易性が損なわれ、離脱につながることが多くあります。自社サイトのデザインにあったフォームや、スマートフォンからでも簡単に入力できるフォームなど、登録するユーザーの視点にたって、デザインを自由にカスタマイズできることが重要です。

③Salesforceとのデータ連携の手間

フォームからデータを登録できたとしても、Salesforceへの連携が手動だと運用の手間がかかります。それだけではなく、手動でのデータ連携はデータ欠損や流出のリスクも伴います。
人の手を介さずに自動でSalesforceへ連携できるようにすることが重要です。

④セキュリティ

Salesforceへ登録するデータは個人情報も含め重要度や秘匿性が高い情報が多くあります。
Webフォームはインターネット上で外部へ向けて公開するものなので、悪意のある攻撃を受ける対象にさらされる危険性もあります。
セキュアな環境を担保しながら、Salesforceへデータを登録することが必須となるため、この観点もデータ連携する上では重要なポイントとなります。

Salesforceとフォームを自動連携するときのポイントまとめ

これまで、Salesforceと連携するフォームを利用する際のポイントや手法について解説してきました。フォームはエンドユーザーに情報を登録してもらうというシンプルな機能ですが、ユーザビリティや格納したあとのデータの運用、安全性など、考慮すべきことが、意外と多くある領域です。

フォームとSalesforceを連携する方法の最後に紹介した「Synergy!LEAD」は弊社が自信をもって提供できるAppExchangeのアプリです。
もしSalesforceと連携したフォーム作成で課題をお持ちであれば、ぜひお問い合わせください。
Synergy!LEADの機能や特長について詳しく知りたい方はこちらもあわせてご覧ください。
Synergy!LEAD – BtoBマーケティングツール

Synergy!LEAD活用ユースケース集