今年も年末が近づいてきました。そろそろ年賀状のことを考える時期ですね。皆様の会社では、お客様向けの年賀状はどうされていますか？はがきでしょうか、メールでしょうか。

新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、リモートワークというワークスタイルが当たり前の時代になり、はがきからメールでの年賀状に切り替えることを検討されている企業様も多いのではないでしょうか。

今回は年々利用が増えているHTML形式の年賀状メールの書き方とポイントについて解説します。メリットやテンプレートについてもご紹介しますのでぜひご覧ください。

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年賀状メールを利用する企業が増えている

日本郵便から2023年8月31日付で発表された【2024（令和6）年用年賀状はがきなどの発行および販売】にある通り、2024年用年賀状はがきの当初発行枚数は約14.4億枚、対前年比約90％と減少しています。総発行枚数に関してもピーク時の2003年の発行部数は約44.6億枚。それ以降多少の起伏はあったものの、2009年から連続15年連続で前年比マイナスを記録しています。また、日本郵政株式会社は2021年よりLINEでつくりLINEにとどく、DX時代の新しい年賀状サービス「スマートねんが」の提供開始を開始しています。このようなことから、多くの人が年賀状はがきから年賀状メールや年賀状LINEに移行していることも推測できます。

LINEの普及も進んではいますが、法人の年賀状と言えばLINEではなくメールが支流と言えるでしょう。株式会社アイ・コミュニケーションの調査によれば、年賀状を「メールで受け取ることに違和感がない」と答えた人が95.3％と回答者の9割以上が肯定的とのことでした。これは2010年の調査結果ですが、この時の結果で9割が肯定的だったのなら、約10年たった現在、さらに年賀状メールが普及していることもうなずけます。

年賀状メールを送る際の5つのマナーと注意点

相手に対して失礼のない内容にすることは、はがきでもメールでも変わりません。
ここでは、年賀状をメールで送る場合、追加で気を付けたい5つのマナーについて紹介します。

1．「年賀状メール」であることがわかる件名にする

メールの件名で、年賀状メールであることをはっきり記載しましょう。ついセール情報など自分が伝えたい内容を入れたくなりますがそれはNGです。また年末年始は受信メールが多い時期なので、相手に開封してもらう工夫も重要です。【●●様】などと件名の頭に相手の名前を埋め込むことは効果的でおすすめです。

2．画像だけでなく、本文にも新年のあいさつを含める

年賀状で欠かせないのは新年の挨拶です。画像に賀詞が入っていたとしても新年の挨拶や抱負、送る相手のことを思った心を込めたメッセージを忘れずに入れましょう。

3．メーリングリスト宛てではなく、個人アドレスにそれぞれ個別に送る

年賀はがきを部署宛てに送るケースは少ないのではないでしょうか。メールの場合もメーリングリストは使わず個人アドレスを1件ずつ登録して送りましょう。相手に不快感を与える可能性があるだけでなく、メーリングリストだと1人ひとりのお名前や個別メッセージの埋め込みもできません。

4．ファイル添付はしない

添付ファイルは確認のためにダウンロードする必要があり、相手に面倒をかけてしまいます。相手の受信環境によっては添付ファイルが開けない・添付ファイル付きのメールは受信できないケースもあります。

5．機種依存文字（環境依存文字）は使わない

機種依存文字は相手の受信環境によっては文字化けを起こしてしまいます。読めないだけでなく文字化けの仕方によっては失礼を招く可能性もあります。配信原稿を作成する際は機種依存文字のチェックツールなどを用いて事前に確認をしましょう。あわせて、テスト配信も忘れずに行うようにしましょう。

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年賀状をメールで送るメリット

年賀状をメールで送ることは、世の中の時流に乗るだけでなく多くのメリットがあります。代表的なものを4つ紹介します。

はがきと比べて低コストで送れる

年賀状はがきを送る場合、はがき代はもちろん、印刷費、人件費などあらゆる費用が発生します。また発送枚数に伴いコストは右肩上がりで上昇します。
一方、年賀状をメールで送る場合、デザインやメール配信システムの費用は発生するものの、はがきに比べると大幅にコストを削減できます。デザインやシステム費用は初年度多少の投資となったとしても、次年度以降継続することを考えるとそのコスト削減の幅は年々大きくなります。

2024年10月にははがき代が63円から85円へ値上がりし、さらにはがき発送コストは上昇する見込みです。このタイミングでメール送付への切り替えを検討することがおすすめです。

届けられる情報量が多い

年賀状をメールで送る場合、本文だけでなく自社サイトやSNSへ誘導が可能になります。はがきの場合もQRコードなどからWebへ誘導することはできますが、紙からWebへの遷移となるため離脱する方が大半です。WebからWebへの遷移となるメールの場合は、受け手も気軽に情報にアクセスできます。

指定の時間に届けられる

メールの場合は元旦に届けることはもちろん、自社のビジネスに応じて到達時間を調整することでより年賀状を有効活用することができます。
例えば、BtoCの場合は初売りや元旦セールのタイミングにあわせてご案内することで来店促進（オンライン・オフラインともに）が可能です。クーポンなどの情報を添えることも効果的でしょう。
BtoBの場合は仕事始めの日の朝に配信、得意先には「先ほどメールでもご挨拶させていただきましたが」と追ってのお電話と連動させた年始のご挨拶を実現することもできます。

効果測定ができる

はがきだと中身をどれだけ読んだか、そもそも手元に届いたか把握することはできませんが、メールの場合は開封・クリックの計測が可能です。全体的な数値の把握から、受け手1人ひとりの反応まで確認できるシステムもあり、その後の営業・マーケティング活動に役立つ指標の1つにすることが可能です。

年賀状メールを送るために必要な準備

企業間の年始の挨拶に非常に有効な年賀状メールですが、具体的にどのような準備が必要でしょうか。1通ずつ担当者が年明けに手動で送ることもできますが、それだと人件費の削減にはつながりません。ミスを起こすリスクもあります。
ここからはメール配信システムを使って一斉配信をする方法を前提に、具体的な手順を解説します。

1．配信先リストを用意する

年賀状メールを送るために最低限必要な情報は受け手のメールアドレスですが、メール配信システムによっては【会社名】【担当者名】などを1通ずつ差し替えて一斉配信できるものもあります。
最低限、以下の項目を社員から収集しましょう。

• メールアドレス
• 相手先の会社名
• 担当者名

すでに顧客リストがデータ化されている企業の場合は、そのデータを活用することでこの作業を効率化できます。リスト化したものを社員に展開し、配信要・不要のフラグを入れてもらうとよいでしょう。

さらに、追加で【営業担当者名】【営業担当者のメールアドレス】も合わせてリスト化することをおすすめします。具体的な活用方法は、後半の年賀状メールの効果を高める3つの書き方とポイントで解説します。

▼顧客リストサンプル

2．原稿を作成する

メールを送る際には「テキストメール」「HTMLメール」の2種類から選択をすることができますが、年賀状メールの場合はHTMLメールの採用をおすすめします。
HTMLメールでは、テキスト形式の電子メールでは表現できなかった文字色の選択やフォントサイズの変更、画像の埋め込みなどの表現が可能になります。テキストに比べて視覚的にも伝えられる情報が多く、メールの開封率が取れることなどもあり、企業のメールマガジンなどで使用されるケースも増えているものです。
HTMLメールの原稿を作成するには専門的なWebの知識が必要かと思われがちですが、エディタという機能を使えば専門知識がなくても画面から直感的な操作でHTMLメールの作成ができます。また、年賀状メールの場合は無料のテンプレートも多数展開されているため、テンプレートを上手に活用することもおすすめです。

3．配信予約をする

リストと原稿が整えば、あとは用意した素材をセットし配信予約をするだけ。
1で用意したリストはExcelやCSV形式であれば管理画面から一括で取り込めるシステムが多くあります。メールの原稿も配信システムに従って設定を進めましょう。配信日時の予約も忘れずに。
また、配信予約を行う際、テストメールの配信とチェックも行いましょう。実際届いたメールを見ることで、レイアウトのズレや誤字脱字、リンク先URLの設定不備などに気づくことができます。

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年賀状メールの効果を高める3つの書き方とポイント

メリットがたくさんある年賀状メールですが、より効果のあるものにするため、すぐに取り入れられる年賀状メールの効果を高めるための3つのポイントを解説します。

顧客がアクションにつなげる仕組みを入れる

はがきに比べてスペースの制約もなく、1クリックでWebサイトにつながるメールなら、受け手の閲覧状況を把握して年始のアクションにつなげることができます。
開封をカウントする設定で送信したり、文中にクリックできるURL（=顧客からのアクセスポイント）を作ったりしておけば、開封したお客様やクリックしたお客様に重点的にアプローチすることができます。
2つ具体例をご紹介します。

宛名ではOne to One感を重視し、私信に見えるように書く

メールマーケティングの基本ですが、やはりメールを私信風に送ることは効果的です。
メール配信システムの機能を利用して宛先に任意の「会社名／部署名／担当者名」を自動で差し込んで送信する仕組みです。また、宛先だけでなく差出人をお客様1人ひとりの「担当者名・担当者メールアドレス」にして、個別のコメントを入れるなどすれば、メールでも手書きのようなOne to One感を醸成できます。

通常のご案内も忘れず入れる

年賀状ですから、賀詞は適切なものを選びましょう。
BtoCの場合はブランドや商品のイメージに応じたもので問題ありませんが、BtoBの場合は「寿」などの1文字や「賀正」などの2文字の賀詞は避け、「謹賀新年」など4文字のものか、文章のものがよいでしょう。
「謹」「恭」などが入ることで相手に対する敬意をあらわす、礼儀にかなったご挨拶になります。
また年末年始の営業案内なども入れておくとよいでしょう。

年賀状メールの原稿テンプレート(テキストメール・HTMLメール)

これまで解説してきたポイントを踏まえた年賀状メールの原稿テンプレートを2つご紹介します。メール本文作成時の参考にしてください。

営業活動を目的とし取引先に送る場合の例

こちらは送り主を貴社営業担当と想定したテンプレートです。ご挨拶はもちろん、アポイント獲得など、なんらかのアクションにつなげることを目的としています。

ブランディングを目的とし会社代表を想定して送る場合の例

こちらは会社を代表して送ることを想定したテンプレートです。会社のブランディングを目的とします。

なお、ご紹介した2つのテンプレートは必要最低限の要素で構成されているため、加えて貴社オリジナルの情報を加えるとより良い年賀状メール原稿となるでしょう。

原稿サンプルの内容をHTMLで作成した場合

ここまでお伝えした内容をHTMLメールで作成すると、以下のような年賀メールを送ることが可能です。

先述の通り、年賀メールはHTML形式で作成することがおすすめです。テンプレートを活用して簡単に作成したいという場合は、ぜひ弊社の年賀メールパッケージをご検討ください。上記のような年賀メール用の画像をBtoB、BtoCともに豊富なデザインでご用意。テキストのテンプレートもあるため、画像やテキストを選び調整するだけで簡単にHTMLメールを作成することが可能です。期間限定のキャンペーンになるため、気になる方はぜひ一度お問い合わせください。

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抑えておきたいメール配信システムの必須機能

ここまで、年賀状をメールで送るメリットや具体的な手順、効果を高めるポイントをご紹介しました。
あわせてメール配信システムを検討する方や現状のシステムに課題をお抱えの方に向けて、押さえておきたいメール配信システムの必須機能をご紹介します。

リスト項目埋め込み機能

リストが持つ「会社名／部署名／担当者名」などの項目を受け手に応じて差し替えて配信できる機能です。私信風メールを送るために欠かせません。

HTMLメールエディタ機能

HTML形式のメールを作成するためのハードルを払拭することができるのがこのエディタ機能です。エディタがあれば、テンプレートの微調整やカスタマイズも簡単に行えます。

効果測定結果レポート

開封・クリックを取得できるものは多いですが、結果がレポートに自動反映される機能があるかもぜひご確認ください。上長報告や取り組みの振り返りの際にあると非常に便利です。

高速配信

一斉に多くのリストへメールを配信するため、配信速度にも注目しましょう。配信速度が遅いものだと、例えば配信時間は15時と予約したのに、実際のメールは夜中に届いてクレームにつながるというトラブルを起こしかねません。

サポートサービス

機能ではありませんがサポートサービスの有無・内容も非常に重要です。年賀状メールは年内に設定が必要なため、準備期間が限られています。そこで、短期間で利用開始でき、契約後も使いこなせるためのサポートが充実しているシステムの検討をおすすめします。

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