大学・専門学校におけるインターネット出願の「課題」と「効果を高めるメール活用法」
オンラインオープンキャンパスの実施・授業のデジタル化、教室をクリーンに保つための機器やルールの導入、など、大学や専門学校でもコロナ対策でお忙しいことかと思います。
コロナの影響で、全業種業態で急速にデジタルシフトが進んでいますが、すでにデジタルシフトの流れにあった大学や専門学校でもさらにその勢いは増しています。
そこで本記事では、大学・専門学校で成果を上げているデジタル施策について、すぐに導入いただける具体的なノウハウと事例をご紹介します。
<目次>
インターネット出願における課題
インターネット出願とは？
インターネット出願とは、大学・専門学校の受験において実施されている出願方式の一つです。従来の書面での出願手続きと比較して、申込書類の取り寄せや、記入・郵送の手間が省けるため、志望者のメリットが高く、多くの大学で採用されています。
一方、インターネット出願は手軽に実施できる反面、出願した志望者の入学検定料の入金や必要書類の提出といった出願後のプロセスで離脱する方が多いという課題があります。
インターネット出願の離脱による機会損失のリスク
大学・専門学校の生徒募集において欠かせない施策である「インターネット出願」ですが、志望者の離脱による機会損失のリスクが存在します。
大学や専門学校では、インターネット出願を受け付けた後に、入学検定料の支払いや必要書類の郵送といった“出願後のプロセス”が必要となるのが一般的です。
そこで発生するのが、インターネット出願の後のプロセスにおいて離脱をしてしまい、結果として受験・入学につながらないケースです。
離脱の理由としては
- 複数の大学・専門学校にとりあえず出願して後で最終検討する
- どこに出願をしたかを忘れてしまう
- 複数の大学・専門学校に同時進行で出願しているため手続きがもれてしまう
といった理由が考えられます。
当たり前ですが、大学・専門学校の入試広報において出願数を増やす目的は、受験数を増やし入学数を増やすことにあります。そのため、出願数増加と同等に“インターネット出願後のプロセス改善”は大きな価値のある取り組みになるのです。
インターネット出願後に電話でフォローする上での課題
では、インターネット出願後のプロセスを改善するためには、学校の入試広報担当者は、どのような施策を打っていくべきなのでしょうか？
多くの大学や専門学校では、入試広報担当のスタッフが出願を行った方に対して電話連絡を行い、入金や書類の手続きについてご案内するという方法がとられています。
しかし、普段メールやLINE・SNSを使ってコミュニケーションをとっている学生が、いきなり電話を受けたら、どのように感じるでしょうか？
この方法は、
- 「入金を催促された。」というネガティブな感情を、出願した志望者に感じさせてしまうリスクがある
- 電話連絡を行うスタッフの負担が増えてしまう
という点で問題があります。
よって、特に入学検定料の催促については、教育機関である大学・専門学校は他ビジネスと比較して慎重に行う必要があります。
インターネット出願の効果を高めるメール活用
そこでオススメしたい施策が、インターネット出願後の志望者に対するメールの活用です。メール配信のシステムを利用すれば、インターネット出願を行った志望者に対して、出願日を起点に1日後・1週間後といった形で自動でメールを配信できます。手続き案内という形で、複数回にわたってメール配信を行うことで自然な流れで入金の手続きを促します。
電話連絡と比較したメールのメリット
1. 申込者に違和感を与えない
インターネット上で出願申し込みした志望者のため、メールが届くことには違和感がありません。そのため、自然な流れでコミュニケーションをとることができます。
2. 入金の話は文章で案内する方が印象が良い
電話で入金を案内する場合、「お金を払ってくださいね」を言葉に出すことで、“見えない圧力”がかかってしまいます。メールの文章で案内する方が、手続きの一環であることがソフトな印象で伝わります。例えば「出願のお礼メッセージ」「模擬試験前の心得」など、入金以外の情報を定期的に発信することで、申込者にプラスな印象を与えられます。
3. スタッフの負荷を軽減できる
出願した方でなおかつ、入金完了していない志望者を指定して自動でメールが配信される設定を行えば、職員の方の管理や電話の手間を軽減します。
【事例】インターネット出願後の教授からお祝いメッセージメール
メール活用を実践している大学の通信教育学部様の取り組み事例を紹介します。
抱えていた課題
大学通信教育部様はインターネット出願を導入されていました。インターネット出願申し込み後に入学金をお支払いいただき、入学手続きに進める流れでしたが、出願手続き後の入学金の入金漏れによる、入学に至らず離脱する志望者が一定数存在することに課題を感じられていました。
教授からのお祝いメッセージをメールで配信し入学率を高める。
そこで開始したのが、インターネット出願者向けのフォローメールです。メールで入金を直接的に催促するのではなく、入学意欲を高めて入金を促すアプローチを行いました。
具体的には、インターネット出願を導入していた「15の学科・コース」の教授から、出願者に向けたお祝いメッセージを集め、出願者に対してそのお祝いメッセージがメール配信される仕組みを導入しました。
教授のお祝いメッセージは、出願者の出願学科、コースによって内容を差し替えることで、出願者に「入学後の学習イメージ」を具体的にもってもらい、入学意欲をさらに高めることで入金促進につなげました。
大学・専門学校における生徒募集の顧客管理に活用されているSynergy!
弊社で提供している顧客データ活用システム「Synergy!」では、前述したような出願後のフォローメールで使える自動配信機能を備えています。すでに存在しているインターネット出願システムとデータを連携し、志望者に合わせたメール文面の差し替えや、志望者のメール開封や反応履歴に応じて、最適な内容・タイミングで配信する機能などもご用意しています。
また、生徒募集におけるさまざまなオンライン受付を実施するための受付用Webフォームの構築もでき、インターネット出願自体の仕組み作りもご支援可能です。学校向けのSynergy!導入事例については以下をご参照ください。
まずは、ご相談から承っておりますので、生徒募集に課題をお持ちの大学・専門学校の関係者の方はお気軽にご連絡ください。
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