Pardotのデータ管理とデータ連携が新しくなりました～メールアドレスの重複管理が可能に～
※本記事に記載のPardotは、2022年4月7日にMarketing Cloud Account Engagementに製品名が変更になりました。
2016年6月から、PardotとSalesforceのデータ連携方法やPardot内でのデータ管理方法が変更されました。
これまではメールアドレスをキーにして各システムと連携をしていたため、1つのメールアドレスしか管理できませんでしたが、Pardotでも同一メールアドレスを持つプロスペクトを複数管理できるようになり、「Salesforceのどのデータと紐づくかわからない」といったことがなくなります。
今回は、特に2016年6月14日以前にPardotの利用を開始された方に向けて、データの重複管理をする際の注意点と変更点をお伝えします。
重複管理における注意点
2016年6月14日よりも後に作成されたPardotのアカウントでは、デフォルト機能の1つとして、メールアドレスの重複管理ができるようになりました。ちなみに、Standard Editionでも実装されている機能となります。
ただし、上記日よりも前に作成されたアカウントでは、自分で設定を有効にしないと利用できないようになっています。注意していただきたいのは、重複管理機能を1度有効にしてしまうと元に戻すことはできません。以下に記載する「変更点」を確認し、これまでの運用に問題がないかを見極めた上で設定を変更してください。
なお、自社の組織で重複管理が有効になっているかいないかは以下から確認することができます。
▲ログイン後に「Setting」をクリック
「Learn How to Enable」をクリックすると、注意書きや変更点などが英語で記載されています。問題がなければ、ページ下部にあるチェックマークにチェックをつけて有効化してください。
従来からのデータ管理の変更点
これまでは、メールアドレスをキーにしてそれぞれのデータのマッチングを行ったり、更新をしたりしていましたが、CRM ID（Salesforce ID）をキーに情報の更新をかけられるようになりました。
- 従来：キーはメールアドレス
- 設定有効後：キーはSalesforce ID
従来の方法だと、Salesforce側に同一のメールアドレスを持つデータが複数あった場合、Pardot側とどのデータが紐づくか、ユーザー側で制御することができませんでした。
それがSalesforce IDをキーに連携できるようになるので、「紐づいて欲しいデータと紐づかない」といったことにはなりません。
データのインポート／アップデートについて
データをアップデートする際に、Salesforce IDをキーにすることができるようになりました。
※ここでいうSalesforce IDとは、リード、取引先責任者、個人取引先IDを指します
Salesforce IDが一致するデータがあれば更新を行い、一致しないものについては新規でデータを作成することになります。なお、同一メールアドレスを持つ人が複数いる場合は、メール開封やサイト訪問といった活動履歴の日付が最新のデータに対して更新を行います。
Pardotフォームから登録があった際のデータ更新について
VisitorのクッキーIDを利用して、「フォーム登録をした」という情報とプロスペクトを関連づけます。クッキーIDで紐づかなかった場合は、メールアドレスを使用して一致するデータがないかを検索します。
その際、複数同じメールアドレスを持つデータが存在しているようであれば、先ほどと同様に活動履歴の日付が最新のプロスペクトデータに紐付けられます。なお、該当するプロスペクトがゴミ箱にいる場合は、ゴミ箱からプロスペクトの方へ自動的に復元されます。
クッキーID、メールアドレスともに一致するデータがない場合、新しいプロスペクトとしてデータを作成します。
メール配信について
同じメールアドレスを利用しているプロスペクトに対して、同一のメールを複数配信しないようにPardotで調整を行います。また、同一のメールアドレスを持つ人が同じリストに格納された場合は、新しい日付の活動履歴を持つプロスペクトにのみメールが配信されます。
基本的には問題ないと思いますが、メール内に埋め込みコマンドを使用しており、かつこれまで重複の排除をしないでメール配信をされていたような方は、埋め込みコマンドを削除する対応が必要となります。
まとめ
- データ連携のキーがメールアドレスからSalesforce IDに変更になる
- 1度メールアドレスの重複管理を有効化してしまうと、戻すことはできない
※2016年6月14日以降にアカウントを所持した場合を除く - フォームから登録があった場合、クッキーIDを利用してプロスペクトとアクティビティを関連付ける
- クッキーIDで紐づかなかった場合、メールアドレスを利用してプロスペクトとアクティビティを関連付ける
- データ更新をする際やメール配信をする際に同一メールアドレスを持つ人が複数いた場合、日付の新しい活動履歴を持つ人に対してデータの更新やメール配信が行われる
利用環境によってはこれまでの運用を見直さなければいけない可能性がある機能になりますが、従来のように「どのデータと紐づくかわからない」といったことがなくなるのは大きなメリットです。
これからPardotを導入する方も、これから重複機能を有効にされる方も、データやメール配信を見直すきっかけの1つとして捉えてもらえればと思います。
※SNS等の連携については、これまで通りメールアドレスをキーとして紐付けを行うものもあるようです。
※本記事の内容は執筆当時のもので、現在とは一部仕様が異なる場合があります。ご了承ください。
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