大学の出願者や入学者を増やしたいけれど…

• 年々出願者が減ってきて、困っている
• 多くの大学と併願している学生に対して、アプローチできていない
• オープンキャンパスがオンライン化され、学生との接点が減ってしまった

このような課題を感じていませんか？

そこで本記事では、大学の出願者を増やすためのCRM施策によるメールマーケティングについて、CRMシステムの導入事例を交えて解説します。

学生をお客様と捉えれば、民間企業で取り入れられているCRMという手法は、見込み顧客を育成し、顧客へ引き上げるという観点から大学などの教育業界においても非常に有効です。大学の出願者を、より効率よく増やしたいと考えている方にこそ読んでいただきたい記事です。ぜひ最後までご覧ください。

大学における出願者確保に必須のCRM(顧客管理システム)

メールマーケティングとは、メール配信によって顧客とコミュニケーションをとり、商品やサービスの提供につなげていくマーケティング施策です。
メールは、顧客をセグメントし必要な情報を適切なタイミングで配信できるため、CRMを推進するための有効な手段として用いられています。

大学におけるメールマーケティングとしては、

• オープンキャンパスに参加してくれた
• 資料請求をしてくれた
• Web広告をタップし大学のホームページにアクセスしてくれた

このような学生を見込み顧客と設定し、メールでアプローチします。
とはいえ、学生のメールアドレスを取得し、オープンキャンパスや資料請求の日時を元に、メールで個別にアプローチをするのはなかなか大変ですよね。
そのため、メールマーケティングを効率的かつ効果的に運用するための助けとなるのが、CRMシステムです。

大学でのメールマーケティングを成功させるためのCRM(顧客管理システム)の選び方

では、メールマーケティングを成功させるためのCRMシステムは、どのようなものを選んだらよいのでしょうか？

ポイントは3つあります。

1. 管理画面が分かりやすくストレスなく操作できること
2. 同業界での導入実績があり安心できる会社が提供しているサービスであること
3. 長期施策であることを理解し導入支援が充実していること

知名度が高い、もしくは導入価格が安いからという視点だけでシステムを選んでしまうと、自社になじまず、うまく活用できないという結果になりがちです。そうならないためにも、ぜひ3つのポイントを押さえておきましょう。

1. CRMの管理画面が分かりやすくストレスなく操作できること

1つ目のポイントは、管理画面をストレスなく操作できることです。
管理画面の操作が難しいと、ただでさえ時間がかかりCRMによるメールマーケティング自体が頓挫してしまう可能性があるからです。

CRMシステムを使ってメールを配信する場合、

1. メールを配信するセグメントの抽出
2. シナリオの策定
3. 本文の作成
4. 配信日時の設定
5. メールの配信
6. 効果測定の実施

このようなプロセスを経てメールが配信されます。

工程ごとにCRMシステムの管理画面を触ることになるため、ここが難しいと、CRMシステムへの苦手意識を持ってしまうかもしれません。
その点Synergy!は、セグメント抽出から配信後の効果測定の実施までが簡単にできるシステムです。管理画面では、メールの件名や配信状況がアイコン表示されており、どのメールが配信されるのか一目でわかります。また、配信済みメールの開封率やクリック率などの配信結果も一覧画面に表示されています。そのため、レポートを表示させなくてもメールの効果が把握できるのです。

2. CRMの同業界での導入実績があり安心できる会社が提供しているサービスであること

2つ目のポイントは、大学や専門学校などの教育業界において、導入実績があること。
そして、安心できる会社が提供しているCRMシステムであることです。

CRMシステムには多様な種類があり、業界によってはシステムを導入してもうまく活用できない場合があるからです。
その点Synergy!は、すでに多くの教育・研究機関で導入されています。
この業界ではメールマーケティングにSynergy!を活用していることが多く、インターネットで大学に出願した学生をデータベースに蓄積し、学生の状況にあわせたフォローメールを送ることも可能です。
また、配信したメールの開封率や本文にあるリンクのクリック状況を検証し、シナリオメールやリターゲティングメールを設定することもできます。
Synergy!は教育業界でも安心して使えるCRMシステムといえるでしょう。
Synergy!を使い、学生一人ひとりに対したアプローチを行うことで、出願者数を増やすことを達成した大学の事例はこちらからご覧いただけます。

3. 長期施策であることを理解し導入支援が充実していること

3つ目のポイントは、CRMが長期的な施策であることを理解し、導入や運営支援が充実していることです。見込み顧客の育成は長期施策であり、継続的な取り組みとサポートが欠かせません。
Synergy!を導入すると、カスタマーサポートによる、

• 製品仕様、操作方法に関するお問い合わせ
• システムメンテナンスのご案内
• Synergy!の操作方法を学ぶための少人数制のWebセミナー

これらが無償で受けられます。
特に少人数制のWebセミナーは、最初にCRMの考え方や設定におけるポイントやノウハウなどを解説し、次にSynergy!の操作方法をレクチャーしています。
そのため、初めてCRMに取り組む方にも「CRMの進め方からシステムの操作性までを一貫して理解できる。」と好評です。
国産CRMシステム「Synergy!」でできることはこちらでご覧いただけます。
Synergy! – CRM・顧客管理システム

大学出願者へのCRM（顧客管理システム）による具体的なアプローチ方法

ここからは出願者への具体的なアプローチ方法を解説していきます。
出願者を増やすために学生からの認知度を高め、見込み顧客を増やす必要がありますが、そのために実施すべき点として、以下の2点が挙げられます。

1. 資料請求者やオープンキャンパス申込者へのアプローチ
2. オープンキャンパス参加者へのアプローチ

1. 大学の資料請求者やオープンキャンパス申込者へのアプローチ

資料請求者やオープンキャンパス申込者を増やし、実際にオープンキャンパスに来てもらえるようにアプローチしましょう。
そのために、

• 大学の場所や開催日時などの基本情報
• 大学で学べる内容
• ゼミやサークルの内容
• オープンキャンパスで得られること
• 高校生のうちにやるべきポイント

これらを中心に発信していきましょう。

まだ志望校が確定していない高校生に対して、まずは大学に興味を持ってもらうきっかけとなるのがオープンキャンパスです。大学の情報発信をしながらも、参加する高校生にとって役に立つコンテンツを用意するのが参加者を増やすポイントです。

また、オープンキャンパスに申し込みをした学生に対して、CRMシステムで下記のようなステップメールを組むと効率的かつ効果的に学生にコンテンツを届けることができます。

• オープンキャンパスに申し込んだ日
• オープンキャンパスの申し込みから1週間後
• オープンキャンパスの3日前や前日
• オープンキャンパスの当日

オープンキャンパスの開催前はステップメールで会場の様子やコンテンツについての配信をしつつ、イメージを膨らませ、開催日時のリマインドも行えます。

2. オープンキャンパス参加者へのアプローチ

オープンキャンパスに参加した高校生には以下の2点を訴求しましょう。

1. 学校自体の案内
2. 出願方法の案内

詳しく解説していきます。

1. 学校（大学）自体の案内

学校自体の基本的な案内をオープンキャンパスで行いましょう。
例えば、以下のような内容は欠かせません。

• 学科やコースなどのカリキュラム
• 教授（先生）の紹介
• 取得できる資格
• 就職先の実績
• 設備や周辺の地理

大学であれば、サークルやゼミの紹介を行い、魅力あるキャンパスであることを伝えましょう。受験時のイメージが湧くように、受験に向けた対策方法や先輩の声を伝えるのも良いでしょう。

専門学校であれば、就職の内定率や資格の取得率などの実績をアピールしましょう。また、推薦入試の内容や併願制度、試験の内容についても具体的に伝えると良いでしょう。

2. 大学の出願方法の案内

出願方法の案内もオープンキャンパスで実施するのが効果的です。

具体的には、願書の配布から入試当日までのスケジュールに加え、合格発表から入学までの日程を共有することで、高校生が入学までのイメージをしやすい環境を整えると良いでしょう。

特に専門学校は大学よりも早い時期に行われるため、先んじてスケジュールを公表しましょう。

その後、参加した高校生にオープンキャンパスについてのアンケートを実施します。
ここでもCRMシステムSynergy!なら簡単にWebアンケートの作成ができ、学生にはQRコードを読み込んでもらうか、メールでアンケートページを配信するなどの方法でストレスなく回答してもらうことができます。

アンケートでは、入学意欲がどれくらいあるかなどを点数評価してもらいましょう。また、メールアドレスの記入を促し、高校生の志望度に応じた対応ができる準備をするのがポイントです。

オープンキャンパスの参加者には高校2年生と3年生がいます。アンケートで学年を記載してもらい、CRMシステムに登録することで段階にあった訴求を行うことができます。

その情報を元に、オープンキャンパスの翌日以降に参加のお礼と今後のスケジュールを案内するなど、興味関心が薄れないような工夫をすると良いでしょう。
事前にアンケートの結果にあわせたステップメールをいくつか準備しておくとスムーズです。

3年生向けには出願に向けてのスケジュールや情報を配信する、2年生向けには学校に興味を持ってもらうことを主とした内容を配信するなど、切り分けてアプローチしましょう。

Synergy!のWebアンケート機能についてはこちらもあわせてご確認ください。

大学出願者拡大にCRMを活用すべき3つの理由

ここからは、出願者の拡大にCRMシステムを活用すべき理由を3つ解説します。

1. 一人ひとりにカスタマイズした情報配信ができる
2. 見込み顧客（出願候補者）を一元管理できる
3. 出願者傾向を分析できる

順番にみていきましょう。

1. 出願者一人ひとりにカスタマイズした情報配信ができる

CRMシステムを使えば、見込み顧客にとって最適な情報配信を行えます。また、効果測定が簡単にできるため、より効率の良いメールマーケティングが実践できます。

最適な情報配信とは、

1. 情報の内容
2. 情報配信のタイミング

この2つに分けられます。
「情報の内容」を具体的に解説すると、

• 資料請求をした学生には今後のオープンキャンパスの日程をアナウンスする
• オープンキャンパスに参加した学生には先行して出願までの流れを公開する
• オープンキャンパスの参加後に個別に質問がきた学生には個別に連絡をする

このようにCRMシステムを活用すれば学生一人ひとりに適したアプローチができるのです。

また、「最適な情報配信のタイミング」の具体例を挙げるならば、資料請求へのお礼メールを配信し、開封率や本文にあるリンクのクリック状況を検証すると良いでしょう。
その後、

• 開封していない高校生には、数日後にメールの件名を変えてメールを再度配信する
• 開封してリンクをクリックしていない高校生には、インセンティブをつけて再配信する

このような工夫をすると良いでしょう。

CRMシステムを使えばリターゲティングメールやステップメールなどの多様なメールを簡単に作成、配信できます。かつ効果測定も簡単なので、リードナーチャリングを通じて出願までに導ける可能性が高められるのです。

リードナーチャリングの基本から実施前の準備までを詳しく知りたい方はこちらもあわせてご覧ください。

2. 見込み顧客（大学出願候補者）を一元管理できる

見込み顧客である出願候補者を一元管理するためには、CRMシステムが欠かせません。
例えば、

• オープンキャンパスに参加してくれた高校生からはLINEで友だち登録をしてもらう
• 資料請求時にはメールアドレスを取得する
• 願書には電話番号を記入してもらう

これらの情報では、同一の学生なのか判断が困難で、最適な情報を届けられません。
また、全ての情報をエクセルなどの手作業で管理するにしても、受験生が増えれば増えるほど、担当者が疲弊してしまう可能性が高いでしょう。

CRMシステムを使うことで、メールアドレスなどのキーとなる情報と行動ステータスを紐付けることができます。

具体的には、

• オープンキャンパスでメールアドレスを取得
• CRMシステムにメールアドレスとオープンキャンパスに参加したタグ付けを実施
• オープンキャンパスに参加した人にだけ、リターゲティングメールを配信
• オープンキャンパスに参加しなかった人には、動画などでキャンパスをイメージできるコンテンツをメールで配信

このようにタグ付けを元に見込み顧客をセグメントし、必要な情報を配信するために、CRMシステムが有効なのです。

3. 大学出願者傾向を分析できる

最終的に出願者がどのような傾向だったのかを検証できるのも、CRMシステムの特徴です。
具体的には、

• オープンキャンパス申込者
• オープンキャンパス参加者
• 出願者数
• 受験数
• 合格者数
• 入学者数

これらの人数を時系列で追っていけば、どのタッチポイントが分岐点なのかを把握できるでしょう。
もし、オープンキャンパスに参加している高校生の60%が受験に至っている。という事実が分かれば、オープンキャンパスの参加者を増やす施策や、オープンキャンパスの内容をより魅力的にし、出願者数を引き上げる施策を考えるなどの行動に移しやすくなります。

このように、各タッチポイントの総数を把握するためには各データがCRMシステムに集約されていることが必須です。総数を把握し、CRMシステムを使えば出願者傾向を把握できるため、次年度の活動に役立てられるでしょう。

その他、CRM導入のメリット・デメリットについては以下の記事もご確認ください。

「Synergy! 」なら大学でも活用できる！具体的な導入事例も紹介

ではここで、実際にCRM（顧客関係管理）の施策に取り組み、昨年に比べ著しい出願者増加に成功した大学の事例をご紹介します。

京都芸術大学通信教育部は、これまで直接的な広告や説明会、出願に必要な会員組織への登録をメインに、出願者数の向上を目指していました。しかし、説明会が満員になっても出願者数の増加にはつながらないなどの課題があり、解決のための新しいアプローチを試みました。

同大学が導入したのは、「顧客視点でのコミュニケーション」と「パーソナライズされたメッセージ送信」です。Webのコミュニケーション設計を見直すことで効果的に出願者を増やすことができるのではないかと考え、まずは出願者の認知経路を確認します。資料請求や会員登録をした方が、どのような思考やプロセスを経て出願に至るかを、顧客視点で考えてコミュニケーションを行うCRMの考え方です。

結果、各種媒体の中でもWeb検索などをきっかけに京都芸術大学を知った出願者が多いこと、出願者の9割もの方が会員組織への登録後3か月以内に出願していることがわかりました。

それをもとに、「顧客視点でのコミュニケーション」に取り組みます。Facebook広告を活用した取り組みです。これまでも、エリアや年代などの属性情報でセグメントを切った広告配信はしていましたが、新しく “会員組織へ登録しているが、まだ出願していない人” に絞り、出願訴求のメッセージ性が強い広告を出しました。

さらにもう1つ、『リターゲティングメール』を使った施策にも取り組みます。リターゲティングメールとは、CRMシステム「Synergy!」のメール配信機能の1つで、ユーザーのWeb上の行動があった瞬間をきっかけに、あらかじめ設定したメールを自動的に配信できるものです。今回の取り組みでは、このリターゲティングメールを2つの場面で活用しました。

1つは、会員登録後はじめて会員ページにログインした時に、会員ページの使い方を伝えるメールの配信です。せっかく登録してもらった会員に、ストレスなくマイページを活用してもらうためです。もう1つは、出願フォームにアクセスしたものの出願しなかった場合、1時間後に出願の流れについて丁寧に案内するメールの配信です。これらの取り組みにより、開封率は67.4%、クリック率は26.7%という好結果が出ました（通常の配信では開封率17.3%、クリック率2.1%）。さらに、なんとメール購読の解除は0件でした。リターゲティングメールとそのほかのメールも合わせると、出願フォーム登録総数の約4分の1にあたる59件がメール経由で生まれました。

こうしてCRMに基づくマーケティング施策を行った結果、京都芸術大学はみごと昨年対比140.8％、過去最高となる出願者数を達成しました。大学でCRMを活用した好事例と言えるでしょう。

より詳細な内容について知りたい方は、ぜひ以下記事をご確認ください。

まとめ

大学や専門学校への出願者拡大には、CRMシステムを活用したメールマーケティングが効果的であることを解説しました。
メールマーケティングは、単にメールを学生に配信するのではなく、個別のステータスに留意しながら、必要な情報を適切なタイミングで配信することが重要です。
とはいえ、担当者が多くの時間を使って個別対応をするには限界があります。
そこで、メールマーケティングが効果的な理由と具体的な活用例に加え導入事例を紹介しました。
国産CRMシステム「Synergy!」であれば、使いやすい管理画面で簡単に操作ができます。
また、状況にあった活用方法を一緒に考えるサポート体制も充実しています。CRMツールを導入し、【メールマーケティングの効果を最大限まで高めつつ、出願者数を増やしたい。】とお考えの方は、まずはお気軽にご相談ください。

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