メルマガだけじゃない！初めての一斉メール配信完全攻略版【実践編】
「一斉配信」といえばメルマガだけだと思っていませんか？実際は同じ内容のメールを一斉に送るケースは、サービス・イベントの告知、挨拶、お礼など多岐にわたります。今回は前回の【事前準備編】に続き、メール配信システムを使って一斉配信するときに必要なポイントをまとめた『完全攻略版』の【実践編】についてご紹介します。実践編では、「コンテンツ（内容）」と配信時のポイント、配信結果の活用方法についてまとめました。
まずは「コンテンツ（内容）」についてご紹介する前に、メール原稿を書くうえで必ず守るべきルールからご説明します。
<目次>
メール原稿を用意するうえで絶対守らないといけないことは？
一斉配信をおこなう際は、必ず「オプトアウト方法」を明記してください。オプトアウトとは企業からのメールに対して、読者本人が受信を拒否することです。オプトアウト方法を明記しないメールは「一斉配信をして良い相手、してはいけない相手とは？」でご紹介した「特定電子メール法」に違反しますので注意してください。
オプトアウト方法として最も多いのは「配信停止フォーム」を用意する方法です。フォームを用意することが難しい場合は、「配信停止をご希望される方は配信元に解除をお申し付けください」といった一文をメール本文に記載し、解除の方法を明記すれば問題ありません。
ここからが「コンテンツ（内容）」の作り方です。一斉配信における「コンテンツ」を分解すると、メールを開かせる（開封）ためのコンテンツと、本文のURLに誘導する（クリック）ためのコンテンツの2種類があります。開封に関わる部分は「件名」「送信時の名前、アドレス」で、クリックに関わる部分は「本文の書き方」「メールのデザイン」になります。それぞれを詳しくご紹介します。
件名を考えるうえでのポイントは？
メールが開封されるための件名を決めるうえで、重要なポイントは以下の3つです。
1. 25文字以内に伝えたい要点をおさめる
基本的にはそのメールの中で最も伝えたい内容を件名に使いましょう。目に留まるようなインパクトのある件名であることも大事ですが、インパクトを与えた結果、本文の内容とマッチしていなければ「期待はずれ」という印象を与えてしまい、結果的に「嫌われるメール」になってしまいます。必ず件名と本文の内容は一致させましょう。
また「25文字」におさめる理由は、スマートフォンでメールを開いた場合に、画面上に表示される最大の文字数が約25文字であるためです。
2. 読者にとっての価値を訴求する
1で要点をまとめたら、次は「この件名は読者にとっての価値が訴求できているか？」という視点で読み返してください。伝えたい言葉だけを並べても読者はメールを開いてくれません。そのメールを読むことで何を得られるのかを件名からすぐに判断できれば、より読まれやすくなるだけでなく、読者にとって親切なメールになります。
3. 曖昧、不明瞭な書き方を避ける
相手にとっての価値が書かれていたとしても、例えば「お役立ち情報のご案内」などの件名であればどのような役に立つのか全くイメージできません。「●●のシーンで大活躍する新商品○○のご案内」「導入で売上が○倍になった事例のご紹介」など、なるべく具体的な情報、名前、数字を入れると、読者もイメージしやすくなり、結果的に開かれやすいメールになります。
送信時の名前やアドレスはどうすればいいの？
多くのメール配信システムでは送信者の名前やアドレスを自由に設定することができます。決まったルールがあるわけではないのですが、ここではよく設定される3つのパターンについて、どのようなシーンで効果的なのかをまとめました。
1. info@/inquiry@などの代表アドレス
例）
差出人アドレス: info@example.jp
差出人名: シナジーマーケティング株式会社
プレスリリースや体制変更、移転の案内といったパブリック性の高い一斉メールを配信する際には、この設定がおすすめです。一方で明らかに一斉メールであることが読者に伝わり、「自分にとって関係のないメール」だと認識されることが多いので開封されにくいという傾向があります。「必ず読んで欲しいメール」を送る場合には不向きな設定です。
2. 個人のメールアドレス
例）
差出人アドレス: synergy.taro@example.jp
差出人名: シナジー 太郎
「必ず読んで欲しいメール」を送りたい場合は、個人のメールアドレスを設定することをおすすめします。自分のメールボックスに届いているメールを確認しているときを思い出してください。優先的に確認するメールは、特定の誰かから自分宛てに届いているメールではないでしょうか？人は自分にとって関係の深い情報から優先的に確認しようとするので、個人アドレスから自分宛てに届いているメールは比較的読まれやすい傾向にあります。
デメリットとしては、例えば営業メールを個人名、個人アドレスに設定して送った場合、その返信が全て差出人アドレスの個人にだけ届くので情報共有が難しく、対応が漏れてしまう可能性がある、ということが挙げられます。また読者にとっては個人宛てに届くメールと変わらないため、パブリック性の高いメールを送りたい場合には適していません。
3. グループ名、サービス名などのアドレス
例）
差出人アドレス: support@example.jp
差出人名: シナジー・サポート
サービス提供者から案内しているサービス告知やイベント告知などでは、この設定をされるケースが多いです。ある程度パブリック性を出しつつも、くだけた表現を用いて近い距離感を表現することができるので、代表アドレスと個人アドレスの中間の立ち位置と言えます。
ただしメルマガの差出人アドレスに設定されることが多いパターンでもあるので、他に届いているメルマガに紛れてしまう可能性もあります。
ここまでが「開封」に関わるコンテンツです。次は「クリック」に関わる「本文の書き方」「メールのデザイン」についてです。
本文を書くときのポイントは？
メールにおけるゴールは「全て読んでもらう」ことではなく、「目的が達成される」ことです。適切に目的を設定し、適切に達成度合いを計測するためには、以下3つのポイントをおさえておきましょう。
1. 1通のメールに対しての目的は必ず1つに絞る
一斉メールを配信するときの考え方は、基本的に「1メール1メッセージ」です。そのメールの中で「何を伝えたいのか」という目的は必ず1つに絞りましょう。どうしても「商品の宣伝と、キャンペーンの案内をしたい」など複数の目的を設定したい場合は、伝えたい情報の優先順位をつけましょう。
2. 「読者に期待する行動」にまで目的を落とし込む
例えば目的を「商品を宣伝したい」と設定すると、何をもって達成したかが不明確となります。「商品を認知してもらうために、商品ページに誘導させたい」という目的であれば、「何人が商品ページのURLをクリックしたか」を測定することで達成度をはかることができます。このように読者の行動レベルまで目的を落とし込むことによって、目的をどの程度達成したのかがわかるようになります。
3. 「読者の行動」を促進する本文を作成する
目的を「読者の行動」まで落とし込めたら、それに合わせて本文を書いていきます。例えばメールを読んだ結果「商品の導入事例ページをクリックする」が「読者に期待する行動」であった場合、メールの構成としてはまず商品の概要、アピールポイント、どんな課題を解決するものか、をメールに添えて関心を高めます。そして結びに「導入事例はこちらのページで詳しくご紹介」などの文言を添えて事例ページに誘導させます。
このように期待通りの行動を促すためには、判断するのに必要な情報と、誘導のための導線を本文に入れることが大切です。
メールのデザインとは？
せっかく良いコンテンツが仕上がっても、伝えるべき情報が伝わらなければ意味がありません。コンテンツを伝えるうえで、「読まれやすい」ことは非常に重要であり、そのためには「デザイン」を上手く活用していきましょう。メールのデザインを考えるうえで、テキストメール、HTMLメールそれぞれでテクニック自体は全く異なりますが、どちらも先述した「目的を達成する」メールを目指すことには変わりません。
テキストメールであれば、パッと見たときに概要が伝わる見た目にしましょう。具体的な方法としては、適度に改行を用いたり、漢字を多用しすぎず、ひらがなを交えて読みやすい文章にする、などが挙げられます。HTMLメールについては専門的なスキルがあれば自由度は無限ですが、制作することが難しい場合はテンプレートを利用して作ることも可能です。
弊社サイトにてすぐに使えるテンプレートを無料公開していますので、ぜひご活用ください。
>> メールテンプレート集
以上が「コンテンツ」についてのご紹介でした。ここからは「配信設定」についてのポイントをまとめています。
誤配信を防ぐ方法とは？
メール配信システムを使えば、1通1通手動で送ったり、BCCを使うよりも格段にミスを防ぐことができるのは【事前準備編】 で述べた通りです。ですが、システムを使った場合でも、配信設定を間違えば誤配信になってしまいます。
よくある誤配信のケースとしては、件名に「テスト」という文字を残したまま配信してしまった、配信時間を間違えてしまった、テスト用に設定したメールがそのまま本番配信されてしまった、などがあります。このようなミスを防ぐためには、目視確認だけでなくチェックシートを使った設定確認をおこなうことが重要です。
またチェックをおこなう場合は、可能であれば2人体制でダブルチェックをおこなうことをおすすめします。どうしても難しい場合は2日に分けて2回チェックをおこないましょう。
以下にチェックシートのサンプルを用意しました。設定・チェック内容に応じて3パターンのシートに分かれていますので、状況に合わせてご活用ください。
>> チェックシートをダウンロードする
配信完了！その後は？
配信完了後、多くのメール配信システムではクリック計測や開封の情報が取得できます。開封、クリックの情報は、「本文を書くときのポイントは？」で設定した目的の達成度合いを計測するためにご活用ください。他にも営業施策で活用することもできます。具体的には営業メールを一斉配信して、商品詳細ページをクリックした人にだけテレアポをかけていくことで確度の高い顧客のみにアプローチをかける、といった方法です。
それ以外にもアンケートをメールで一斉配信して、未開封の人だけに電話で案内し、未回答者だけにリマインドの一斉配信をおこなう、という方法をとることで効率的に回答数を増やすことができます。このように様々な施策でクリック、開封情報は活用できます。
以上が一斉配信をおこなう際のポイントでした。ここまで記載した内容は、安価な一斉メール配信システムで実現できることが多いです。メール配信システムをお探しの方はぜひ選定のポイントにしてみてください。
ワンランク上の一斉配信とは？
メール配信をおこなうときに重要なポイントは先述の通り、「ターゲット」「タイミング」「コンテンツ」の3つです。届けたい情報（コンテンツ）を、求めている相手（ターゲット）に、求めている瞬間（タイミング）で届けるためには、「ターゲットの絞り込み」や「相手の行動に合わせた自動配信」といった機能を活用していくこともおすすめします。ワンランク上のメール配信を目指す際には、ランクアップしたメール配信システムを利用することも検討してみてはいかがでしょうか。弊社が提供している「Synergy!」というサービスには必要な機能一式が揃っています。
関連情報
※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。