大規模展示会は、商談を円滑に進める事前予約が決め手
こんにちは。
シナジーマーケティングの櫻田です。
先週末、東京ビッグサイトで開催された「Japan IT Week」に参加してきました。
巨大な国際展示場のほぼ全てを使う、IT関連ではかなり大規模なイベントです。
ビッグデータ活用展、通販ソリューション展、クラウドコンピューティングEXPOなど、大小取り混ぜて12のカテゴリーがあるので、見てまわるだけで１日仕事です。
このような大規模な展示会となると、出展者側としては大量の名刺獲得の絶好の機会ではありますが、来場者側としてみれば限られた時間で効率的に情報収集したい、というのが本音です。
実際のところ、お目当てのブースを訪問した後は「情報収集」がてら、目につくブースに立ち寄ってみる、という方が大半ではないでしょうか。
一方で来場申込者に対して、出展企業と来場者のマッチングを会期前に事前に行う予約システムのようなサービスを提供している展示会が増えています。
今回の「Japan IT Week」などもそうですね。
有償のイベントではよくある仕組みですが、参加費用が無償のイベントなどで「先の予定がわからないので基本当日現地で参加申込がほとんど」という方はご存知ないのではないでしょうか。
時間の読めない展示会場でのアポイント・・と言う事で嫌厭される参加者の方もいらっしゃいますが、実は来場者にとってもメリットの多い仕組みです。
まず来場者としては、説明や資料に関して待たされる事が大幅に減少します。
事前にニーズや興味の範囲を聞いている出展企業は、アポイントの時間に必要な資料や人員をアサインしますので、立ち話で汎用資料を見ながら話すより遥かに円滑に情報を収集する事ができます。
大規模展示会にありがちな、「その商品について詳しいものを呼んで参ります」なんていう事がまずありません。
さらに言えば、展示会アポイントのシステム上で、当日どういう話が聞けるのかといった事まで質問できるサービスもあります。
アポは取っておいたものの、当日お目当てのブースで「よくよく話を聞いていたら想定していたサービス・製品とは違う・・・」というリスクを回避できるので、本当に必要なサービスの情報収集に時間を割り振れます。
他方、出展者側にも一定の商談を想定できるメリットがあるのは当然ですが、実は膨大な量のマッチングに対応する事が負担になっている場合があります。
弊社も過去何度も事前予約システムを利用しているのですが、当初はマッチングリストを各営業に割り振り、各自が個別に１件１件対応していました。
確定したアポに担当をアサインして、場合によっては自分も同席する・・といった運用でしたが、通常営業も忙しい中で、アポ率も上がらないし、会期中の席も埋まらず、といった非効率な運用で負担感ばかりが残ります。
ところが、リードナーチャリングのチームが担当するようになってから、投下した人員２名程度でアポ率、実際の来場率も大幅に改善する事ができました。
（営業部で対応していた頃はリーダークラス6名くらいで対応していました・・・）
ポイントはリードのクオリフィケーションです。
全てのマッチングに均等に対応するのではなく、個別具体的な対応をすべきリストと、汎用的なご案内で興味を確認するリストに分類し、ルール化された基準を元にワークフローを流していくという対応です。
現地で対応するのは営業担当になりますので、どの確度くらいを商談想定するのか、そこさえ事前に摺り合わせておけば、マッチングから現地での対応まで円滑なリードアプローチが可能です。
来場者も出展企業も時間とコストをかけて参加している大規模展示会ですから、短時間でも濃密な情報共有をする準備が大切ですね。
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