暑中見舞いや新年の挨拶、季節の挨拶はメールで送ってもいい？
～ビジネス上の季節の挨拶をHTMLメールで送るメリット・文面の例とは～
ビジネスシーンにおいて、取引先や顧客にねぎらいや気遣いの言葉を伝える、季節の挨拶をする場面が多くの企業であります。皆様は、暑中見舞いや新年の挨拶・年賀状などを、どのように送っていますか？はがきやメールですか？そもそも、出していない……などさまざまかと存じます。
日本郵便から2023年8月31日付で発表された【2024（令和6）年用年賀はがきなどの発行および販売】にある通り、2024年用年賀はがきの当初発行枚数は約14.4億枚、対前年比約90％と減少しています。総発行枚数に関してもピーク時の2003年の発行部数は約44.6億枚。それ以降多少の起伏はあったものの、2009年から連続15年連続で前年比マイナスを記録しています。
また、日本郵政株式会社は2021年よりLINEでつくりLINEにとどく、DX時代の新しい年賀状サービス「スマートねんが」の提供開始を開始しています。このようなことから、多くの人が年賀状はがきから年賀メールや年賀LINEに移行していることも推測できます。
LINEの普及も進んではいますが、法人の年賀状と言えばLINEではなくメールが支流と言えるでしょう。株式会社アイ・コミュニケーションの調査によれば、年賀状を「メールで受け取ることに違和感がない」と答えた人が95.3％と回答者の9割以上が肯定的とのことでした。これは2010年の調査結果ですが、この時の結果で9割が肯定的だったのなら、約10年たった現在、さらにビジネス上においても年賀メールが普及していることもうなずけます。
<目次>
季節の挨拶を送る目的
ビジネス上で取引先や顧客に対して季節の挨拶を送る目的は、日頃の思いを伝えるだけではありません。企業のコンセプトや方針・姿勢を見せることができるブランディングの面や、
営業活動の一環として少しご無沙汰してしまったお客様や、問い合わせ時点では検討段階だったお客様へ、自然に再アプローチするチャンスでもあります。
季節の挨拶を送るのはメール？はがき？それぞれのメリットとは
それでは、ビジネスシーンにおいてどのようにして季節の挨拶を送るのがよいのでしょうか？先述の通り、ビジネスの世界でも、年賀メールにシフトしている企業も多いようです（かくいう弊社も、新年のご挨拶をHTMLメールでお送りしています）。
そこで、メールとはがきのメリットを整理してみました。
ビジネスで季節の挨拶をメールで送るメリットとしては、大きく5つがあげられます。
- はがきと比べて低コスト（はがき代、印刷代）
- 時間が節約できる（印刷に出す日数、単純に書く時間）
- 情報量が多い（限られた紙面では書ききれないお知らせなども載せられる）
- 自社サイトやSNSなどへ誘導しやすい
- 開封率やクリック率を把握できる
メールだとリンクを設置することができるので、季節の挨拶をきっかけにしてお客様を自社サイトやキャンペーンなどへ簡単に誘導できます。また、メールは配信結果でエラーが明確にわかります。メールアドレスが有効かどうかが確認できるので、これを機に、リストも精査してしまうことをお勧めします。
さらに、メールに開封確認やクリックを取得するように設定しておけば、どのお客様が開封してくださったのかも把握でき、暑中見舞いや新年の挨拶のトリガーや、再アプローチのきっかけになります。なお、紙が節約できる＝エコにつながる、というのもメリットといえるかもしれません。
対して、はがきならではのメリットもあります。
一番大きいのは、やはり「はがき＝公式の書面」という印象が強いことではないでしょうか。そもそも暑中見舞いや新年の挨拶・年賀状は、「本来ならば直接年始のご挨拶に伺うべきところを、遠くて挨拶に行けない人にご挨拶を書いた手紙を送る」ことが始まりと言われているそうです。つまりは過去においては「公式な書面」だったということです。
由来を知らなくても、時間とコストをかけてもらったことがわかるだけに、メールに比べてはがきは印象が強いと思います。
そのほかに、
- メールと比べて担当者へ届きやすい（はがきは、見ずにゴミ箱直行にはなりにくい）
- 手書きのコメントはやっぱり効く（文字って人柄が出るように思います）
などがあげられます。
季節の挨拶メール文面例をご紹介
これまで解説してきたポイントを踏まえ、ビジネスシーンでご利用いただける季節の挨拶メールの原稿サンプルを2つご紹介します。暑中見舞いと新年の挨拶を例に2パターンご用意しましたので、メール本文作成時の参考にしてください。
暑中見舞いを、営業活動を目的として取引先に送る場合の例
こちらは送り主を営業担当と想定したテンプレートです。季節のご挨拶はもちろん、アポイント獲得など、なんらかのアクションにつなげることを目的としています。
〇〇株式会社
部署 役職
〇〇 〇〇様
暑中お見舞い申し上げます。平素よりお世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。
連日厳しい暑さが続いておりますが、皆様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
日頃のご愛顧に深く感謝申し上げますとともに、今後とも変わらぬご支援とご厚情を賜りますよう、お願い申し上げます。
さて、先月〇〇についての資料をダウンロードしていただきましたが、その後ご不明点やご検討状況の変化はございませんか？
お困りのことやご相談などありましたらぜひご連絡ください。
オンラインでのご相談・お打ち合わせもご希望でしたら実施させていただきますので、お気軽にご連絡ください。
最後に、誠に勝手ながら、弊社は以下の期間を夏季休暇とさせていただきます。
夏季休暇期間：〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）
休暇中は何かとご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。休暇期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、休暇明けに順次対応させていただきます。
まだまだ暑さも続きます折、どうかお身体にお気を付けてお過ごしください。
貴社益々のご発展をお祈り申し上げご挨拶とさせていただきます。
——–
（営業担当の署名）
——–
新年に、ブランディングを目的として会社代表から送る場合の例
こちらは会社を代表して季節の挨拶を送ることを想定したテンプレートです。会社のブランディングを目的とします。
〇〇株式会社
部署 役職
〇〇 〇〇様
謹んで新春のお慶びを申し上げます。
昨年はひとかたならぬご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
本年は新サービスのリリースも控えており。
社員一同社業発展に専心する所存でございます。
引き続きお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。
貴社益々のご発展をお祈り申し上げ新年のご挨拶とさせていただきます。
20○○年元旦
——–
（会社代表の署名）
——–
なお、ご紹介した2つのサンプルは必要最低限の要素で構成されているため、お客様にお伝えしたい要素などオリジナルの情報を加えるとより良いメール原稿となるでしょう。
新年の挨拶をメールで配信する際の書き方やマナー、注意すべきポイントについてはこちらもご覧ください。
【2024年度版】年賀状メールにおける新年の挨拶の書き方やマナーも徹底解説！簡単活用できるメールテンプレート付きでご紹介
適切な方法で季節の挨拶を
デジタル化やリモートワークの普及により、ビジネスシーンでは郵送での受け取りがリアルタイムでは難しい場合もあります。素早く・簡単・確実に日頃の感謝の思いを届ける1つの方法として、メールでのご連絡も視野に入れてみてはいかがでしょうか？
また、このような季節の挨拶を丁寧に行うことで、日々の感謝の気持ちを伝えるだけではなく、企業のマーケティングに役立つアイテムだと言えます。ぜひ、季節の変わり目に、ご挨拶のメールを送ってみましょう。
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※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。