人材紹介業で適切な情報管理を実現するにはCRMシステムが有効！具体的な理由やツールの選び方などを解説
人材紹介業では「求職者・求人企業」双方に関する情報を管理するため、量が膨大になりがちです。中には「求職者からの希望条件」「求人企業が採用したい人物像」といった内容もあります。こうしたニーズに関する情報の管理が疎かになってしまうと、紹介時に双方の希望を正しく反映できず、ミスマッチを引き起こしかねません。
求職者と求人企業間でミスマッチが発生すると満足度が低下するため、人材紹介会社としては避けたいはずです。
こうした情報管理の問題を解消し、人材紹介の質まで高められるツールが「CRMシステム」です。CRMシステムでは幅広い顧客情報を一元管理できます。「求職者・求人企業」双方の情報を丁寧かつリアルタイムに共有できるため、最新データを踏まえて適切なマッチングを実現できるでしょう。
本記事では、人材紹介業で「情報管理がどのように課題になるのか？」についてや問題解消にCRMシステムが役立つ理由、ツールの選び方などを解説します。
<目次>
人材紹介業では情報管理をネックに感じるケースが多い
人材紹介業では、以下のような理由で「情報管理」をネックに感じるケースがあります。
- 「求職者・求人企業」の情報を両方管理するため量が膨大になる
- 選考の進捗状況や現状の内定者数などリアルタイムで更新すべき情報が多い
- 人材紹介を行う過程で関わる人物が多く情報共有に手間がかかる
「求職者・求人企業」の情報を両方管理するため量が膨大になる
人材紹介業では、「求職者・求人企業」の以下のような情報を両方管理します。
| 求職者 | 氏名・住所・年齢・希望業界や職種・学歴・職歴・就職先への希望条件・内定辞退の可否など |
|---|---|
| 求人企業 | 企業名・担当者名・採用予定人数・採用の進捗・採用人材の希望・現状の要望・自社から求人企業への紹介履歴など |
やり取りする求職者や求人企業の数が増えるほど、管理の手間は大きくなります。人材紹介業では基本的にエージェント個人が「求職者および求人企業の要望のヒアリング〜マッチング」までを担うため、業務負担も膨らむでしょう。
また、上手く情報を管理しきれないと、「求職者への面接連絡に抜け漏れがあった」「求人企業のニーズにマッチしない人材を紹介してしまう」といったことになりかねません。
このように、管理する情報が多いことで「業務負担の増大＋対応ミス」というリスクが発生しているのです。
選考の進捗状況や現状の内定者数などリアルタイムで更新すべき情報が多い
人材紹介業で管理する情報には、以下のようにリアルタイムで更新すべき内容もあります。
- 求職者ごとの選考進捗状況
- 内定者数の変化
- 内定辞退の数
- 求職者とのやり取り
上記のような情報は変化が早いため、見落とさないよう適切に管理しなければなりません。とくに「約1か月で内定まで出す」といったコンセプトのサービスでは、必然的に選考や求職者とのやり取りにスピード感を求められるため、より「最新情報を正しく把握できているか？」という点が重要です。
とはいえ、膨大な情報すべての変化をリアルタイムで把握するのは、エージェントとしても負担が大きいでしょう。
人材紹介を行う過程で関わる人物が多く情報共有に手間がかかる
企業にもよりますが、人材紹介を行う過程では求職者や求人企業だけでなく、以下のように多くの人物が関わってきます。
- 求人企業のリサーチを専門に行うスタッフ
- 求職者へのキャリアカウンセリングを専門に行うスタッフ
- 人材会社が行う「求職者向けセミナー」を依頼する外部講師
社内外で関わる人物が増えるほど、情報共有の手間は増えます。とくに求人企業のリサーチ担当者やキャリアカウンセリング担当者と連携が取れなければ、企業の実情や求職者のニーズを正しく把握できず、マッチングの精度も低下するでしょう。
「CRMシステム」の活用により膨大な情報をツール上で一元管理できる！
このように人材紹介業では、膨大な量の情報を管理する必要があります。エージェントが個人で管理しているケースも多いため、どうしても「情報の抜け漏れ」の発生リスクが高いでしょう。情報の抜け漏れによって紹介でミスマッチが発生すれば、「求職者・求人企業」双方の満足度を低下させます。
こうした情報管理の抜け漏れやミスマッチなどを防ぐためのツールが「CRMシステム」です。
そもそも「CRM」とは、企業が顧客との間に信頼関係を築くための考え方のことです。ニーズに合わせたフォローやアプローチを行い顧客満足度を高めることで、最終的に自社のファンになってもらう可能性を上げていきます。
このCRMの考え方をビジネスへ活用するツールが「CRMシステム」です。
CRMシステムにはデフォルトで顧客情報の一元管理機能が搭載されているため、「膨大な量のデータを保管したい」というニーズに応えられます。
例えば、以下のように細やかな情報も適切に管理できます。
【求職者】
- 具体的にどんな業務内容の仕事に就きたいのか？
- 今後のキャリアプランをどのように考えているか？
- 面談で何を話したか？
- 企業に求める希望条件の優先順位は？
【求人企業】
- 採用したい具体的な人物像は？
- どんな採用計画を立てているか？
- 過去に自社の人材紹介サービス経由で採用した人材への評価は？
こうした細やかな情報をリアルタイムに全社共有し、カウンセリングスタッフといった関係者と連携することで、求職者や求人企業への連絡漏れを防いで適切な情報管理を実現できるでしょう。
CRMシステムの詳しい機能や導入メリットなどは、以下の記事をご確認ください。
一元管理した情報を活用して「人材紹介の質」も高められる点がCRMシステムの魅力
CRMシステムの魅力は、単純に「情報をスムーズに管理できる」ということに留まりません。ツールによって異なりますが、CRMシステムには「メールやLINEの配信機能」などの機能が搭載されています。こうした機能を使い管理した情報を活用することで、「人材紹介の質」を高められる点も大きなメリットです。
例えばメール配信機能を活用し、「求職者を特定の条件で絞り込んでマッチしそうな求人情報をメール配信する」ということもできるでしょう。あるいは、求人企業からヒアリングした採用計画の進捗をもとに「目標人数達成に必要な施策を洗い出し求人企業と適宜擦り合わせる」というアクションも実行可能です。
このように「求職者・求人企業」のニーズや状態を把握し、適切なアプローチを実施できれば、マッチングの精度を高められます。マッチングの質が高ければ双方からの満足度も上がり、「求職者がよい口コミを広めてくれる」「求人企業から継続依頼を受けられる」という状態を実現できるでしょう。
人材紹介業に特化したCRMシステムもある
CRMシステムの中には、人材紹介業に特化したツールもあります。特化型のCRMシステムの場合、以下のように「人材紹介ならではの業務」を管理する項目や機能が揃っています。
- 「求職者・求人企業」双方の対応履歴
- 選考の進捗状況管理
- 日程調整機能
- 求職者との連絡機能
- 選考で必要な資料（求人票・推薦状・履歴書など）の管理
- 求人企業への請求書管理
- 求人の種類ごと（新規・非公開・採用終了など）の管理
- 条件とマッチした求職者へ自動で求人条件を送る機能
担当する求職者や求人企業数が多くなるほど、選考の進捗確認や求職者への連絡、求人送付といった細かい業務を見落とすことが多くなるかもしれません。そうした業務の抜け漏れを防げるというのは、特化型CRMシステムの大きな強みです。
ただし特化型は「人材紹介業ならではの項目に完全対応している点」がネックになることもある
ただし、特化型の場合は「人材紹介業ならではの項目に完全対応している点」自体がネックになることもあるため注意しましょう。
確かに、選考の進捗確認や求職者への連絡、求人送付といった人材業界ならではの項目を管理できれば、日頃の業務を効率化できます。しかし、すべての人材紹介会社で「特化型のCRMシステムで管理している項目を必ず使う」とは限りません。企業によっては「求職者との連絡はエージェント個人に任せている」「選考状況はすでに別システムで管理している」といったケースもあるでしょう。
上記のような場合、求職者との連絡機能や選考状況の管理機能は不要なため、ツールから省きたいはずです。しかし、特化型は管理項目や機能が固定されていることが多く、自社の状況に合わせてカスタマイズできません。
このように、カスタマイズ性が低いゆえに「不要な項目や機能を使い続けなければならない」という部分は、特化型ならではの注意点です。
カスタマイズ型のCRMシステムが適切なケースもある
上記のように、必ずしも「人材業界特化型のCRMシステムがよい」とは限りません。自社の状況によっては、カスタマイズ型のCRMシステムの導入を検討しましょう。
カスタマイズ型には「求職者や求人企業の情報管理に絞った機能」は搭載されていません。しかし、機能や管理項目が絞られていない分、自社の状況に合わせて自由に組み替えられます。
具体的には、以下のような人材紹介会社はカスタマイズ型のCRMシステムがオススメです。
- 人材紹介業に参入したばかりの企業
- 運営事業の中で人材紹介業の割合が大きくない企業
- 人材事業の成長に伴い管理項目を追加・削除したい企業
人材紹介業に参入したばかりの企業
「長年人材紹介業を営んでおり実績が豊富」といった企業であれば、普段の業務で必要な管理項目や機能が定まっているはずです。そのため、特化型のCRMシステムを使っても問題ないでしょう。
一方で人材紹介業に参入したばかりの場合、今後業務を行う中で「自社のビジネスに必要な項目・不要な項目」を取捨選択していきます。カスタマイズ型であれば、管理項目や機能の取捨選択を行う際も柔軟に対応可能です。
運営事業の中で人材紹介業の割合が大きくない企業
企業によっては、人材紹介以外の事業を運営している場合もあるでしょう。そうした別事業との売上や今後のリソースなどを考慮した結果、「人材紹介の割合は大きくない」と判断した企業であればカスタマイズ型がオススメです。カスタマイズ型であれば、今後の事業規模の変化に合わせて、柔軟に管理情報を変更できます。
「人材事業のみで大きな売上を目指す」という場合は、特化型に振り切ってよいかもしれません。しかし「他にもメイン事業がある」という場合、撤退や縮小なども見据え柔軟に変更できるツールを活用しましょう。
人材事業の成長に伴い管理項目を追加・削除したい企業
最初から特化型を利用している場合でも、事業規模が拡大したことで「今後はこの項目も管理したい」「自社でこの項目は管理不要」というように方針転換を行うケースもあるでしょう。規模が大きくなってからシステムを変更すると、データ連携の手間が増え、全社で新ツールを導入するまでに時間がかかるかもしれません。
そのため、今後の事業成長に伴い「管理項目の変更が必要」とわかった時点で、カスタマイズ型を導入するとよいでしょう。
もちろん上記で解説したように、業務で必要な管理項目や機能が完全に定まっている場合は、特化型を使い続けても問題ありません。あくまでも「自社の状況を見据えて最適なタイプのCRMシステムを選ぶ」ということが重要です。
人材紹介業におけるCRMシステムの選び方
人材紹介業におけるCRMシステムの選び方は以下の通りです。
- 自社の導入目的にマッチしたツールを選ぶ
- セキュリティ性が高いツールを選ぶ
- 既存データベースと連携しやすいツールを選ぶ
- 操作しやすいツールを選ぶ
- サポート体制が充実したツールを選ぶ
自社の導入目的にマッチしたツールを選ぶ
CRMシステムはツールごとで機能が異なるのはもちろん、「特化型 or カスタマイズ型」という違いもあります。こうした幅広い要素の中から自社に必要な機能やタイプを見極めるためには、導入目的を踏まえることが重要です。
例えば導入目的が「求職者や求人企業とのコミュニケーションの手間を省きたい」という場合、連絡機能が充実した特化型を選ぶとよいでしょう。一方で「メイン事業を支えるビジネスとして人材紹介に注力したい」という場合は、カスタマイズ型のCRMシステムがよいかもしれません。
このように自社の目的を踏まえてCRMシステムを選ぶことで、最も費用対効果が高いツールを導入できます。
セキュリティ性が高いツールを選ぶ
CRMシステムには「求職者・求人企業」双方の情報を大量に保管します。膨大な個人情報を扱う以上、万が一にも情報漏洩を起こしてはなりません。そのため、セキュリティ性が高いCRMシステムを選びましょう。
以下のように、強固なセキュリティを築いているツールなら安心して利用できます。
- 電子証明書をインストールした端末からでしかアクセスできない仕組みを整備している
- 操作ログを記録できる
- ログインユーザーごとにアクセス権限を設定できる
既存データベースと連携しやすいツールを選ぶ
すでに別のデータベースで求職者や求人企業の情報を管理している人材紹介会社もあるでしょう。その場合は「既存のデータベースとスムーズに連携できるか？」という点も重要です。既存データと連携することで、過去の情報を引き続き使えるのはもちろん、「求職者を希望条件ごとで絞り込んでマッチしそうな求人を個別で自動配信する」といった次の施策につなげやすくなります。
連携が複雑で手間取る場合、既存の情報を上手く引き継げず今後の顧客管理に支障をきたす可能性があります。「自動で既存データベースとCRMシステムを連携できる」といったオプションがあるツールなら、安心して連携できるでしょう。
操作しやすいツールを選ぶ
CRMシステムは、エージェントを中心に幅広い人が利用するツールです。とくにエージェントは「面談で求職者の希望を聞きつつ記録する」といった使い方をする可能性もあるため、操作に手間取らず直感的に利用できることが理想です。
ツールによっては、導入前に無料期間やデモ体験を設けています。そうした場でエージェントにツールを利用してもらい率直な感想を集めることで、より現場の実情にマッチしたCRMシステムを選べるでしょう。
サポート体制が充実したツールを選ぶ
導入後のサポート体制はCRMシステムの提供会社によって異なります。例えば以下のようなイメージです。
- 電話とメールでサポートしてくれる
- 運用定着までマンツーマンでサポートしてくれる
- ツールの操作セミナーを開催してくれる
自社のツールへの知見を考慮して、適切なサポートを提供してくれるCRMシステムを選びましょう。
カスタマイズ型のCRMシステムを活用して人材紹介の質を高めたいなら「Synergy!」がオススメ！
人材紹介業では「求職者・求人企業」に関する幅広い情報を管理するため、管理の負担が大きくなります。そのため、「求職者への連絡に抜け漏れが発生する」「双方のニーズを正しく把握できずミスマッチが起きてしまう」などの原因になるかもしれません。
こうした事態を回避するには、情報の一元管理が重要です。必要な顧客情報を集約することで、データをスムーズに確認できるだけでなく、ミスマッチを防ぎ人材紹介の質も高められます。
CRMシステムを活用できれば、上記の「顧客情報の一元管理＋人材紹介の質の向上」を実現できます。例えば、求職者へのヒアリング内容をもとに特定条件で絞り込み「マッチしそうな求人情報をメールで送る」といった形で活かせるでしょう。1つのツール上で顧客満足度のアップまで実現できることが、CRMシステムならではの魅力です。
導入する際は、自社の人材紹介業の規模や状況を考慮し「特化型orカスタマイズ型」のいずれかを選びましょう。
カスタマイズ型の導入を考えている場合は、弊社が提供する「Synergy!」の利用もご検討ください。「Synergy!」では、顧客情報の管理項目を自社の目的に応じて柔軟にカスタマイズできます。
「事業のスタート時期なのでまずは最低限の項目で運用したい」「過去の運用経験をもとに独自項目を追加したい」などに対応できるため、常に自社にとって最適な状態でツールを利用可能です。「メールのクリックデータ」などとも紐付けできるため、求職者や求人企業の行動履歴をもとに、最適な管理項目を洗い出せるでしょう。また、UIや機能もシンプルで直感的に使いやすいため、ITツールの操作に慣れていなかったり担当者が変わったりしてもスムーズに使えます。
「Synergy!」の具体的な製品機能については、ぜひ以下のフォームから資料をダウンロードしてご確認ください。
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