ウェビナー集客から開催までを徹底解説。成功に導く7つのステップとは？

コロナ禍において多くの人が会場に集まるリアルのセミナーイベントから、Web上で開催するウェビナーに切り替える動きが増えています。

しかし、ウェビナーを開催するにあたり、セミナー担当者は以下のような悩みを抱えることが多いでしょう。

「ウェビナーを開催したいけれども、何から手をつけて良いかがわからない」
「ウェビナーの集客を増やすには、どうしたら良いのだろう」
「開催後の顧客情報をどうやって活用すべきかがわからない」

そこで本記事では、

ウェビナー開催における集客〜アフターフォローまでの全体像
ウェビナーの集客を増やすための具体的な方法
ウェビナーで集めた顧客リストの活用方法

これらを徹底解説します。

ウェビナー開催初心者の方はもちろんのこと、何度かオンラインセミナーを開催したけれども、集客方法や顧客リストの活用方法に迷っている方はぜひご覧ください。

ウェビナーを成功させる7つのステップ【集客〜アフターフォローまで】

ウェビナーを成功させるための7つのステップを解説していきます。

ウェビナーのねらいを明確にする
コンテンツを作成する
申し込みフォームを作成する
集客を行う
参加者へリマインドメールを送る
ウェビナーを開催する
アフターフォローを行う

順番に見ていきましょう。

1. ウェビナーのねらいを明確にする

ウェビナー開催のねらいを明確にしましょう。

見込み顧客の獲得を目指す
クロージングまで進める

上記のどちらをねらうかによって、ウェビナーの内容やウェビナー終了後のアフターフォローに違いが出てくるためです。
その際には、主催者側と参加者側の両軸でゴールイメージを考えるのが有効です。

ウェビナー終了後の成果として、主催者側であれば、

参加者から満足度が高いアンケート結果を受領できた
参加者の興味関心がどこにあるのかが把握できた
見込み顧客の情報が獲得できた

参加者側であれば、

わかりやすいウェビナーだった
すぐに行動に移せる考え方やノウハウが学べた
無料であっても、有料講座に匹敵する内容だった

このような成果を得ることをゴールとして、計画を立案しましょう。

また、ウェビナー参加者のペルソナを設定しましょう。
ペルソナとは、商品やサービスを利用するユーザー像を示します。
ペルソナを設定する理由は、参加者の興味関心や、ウェビナー参加時点での理解度に応じたコンテンツを用意するためです。
ペルソナを設定するためには、

年齢層や職業などの定量的な情報
興味関心などの定性的な情報

これらを設定します。
なお、ペルソナは空想で期待する顧客像を描くのではなく、実際に存在する顧客をベースに設定しましょう。
理想を描いてしまうと、実際に参加するウェビナー参加者と提供するコンテンツ内容にギャップが出てしまうために注意が必要です。

2. コンテンツを作成する

ゴールイメージとペルソナを元に、コンテンツを作成しましょう。

コンテンツを作成する際のコツは3つあります。

参加者の理解度を考慮する
参加後の行動を促す
参加型のコンテンツを用意する

1. 参加者の理解度を考慮する

ウェビナー参加者の理解度を想定し、コンテンツを作成しましょう。

理由は、参加者の理解度に応じてウェビナーの難易度や情報量を調整するためです。
ウェビナーのテーマに対して、

初心者が多い場合：専門用語を使わずに、わかりやすく丁寧に説明する
中〜上級者が多い場合：ここでしか得られない情報を解説する

このように、参加者に応じてウェビナーの難易度や情報量を設定しましょう。

2. 参加後の行動を促す

ウェビナー参加後に行動を促すコンテンツを作成しましょう。
理由は、セミナーに参加しただけで満足してしまうことを防ぐためです。
セミナー後に、以下のようにしてほしい行動をコンテンツに入れ込んでいきましょう。

参加者がどのような行動を取るべきか
行動の結果、どのような将来が待っているか
すでに行動した過去の参加者が、どのような成果を得ているか

また、参加者が成果を得るためのフォローとして、セミナー主催者が提供する商品やサービスの案内を行うと良いでしょう。

3. 参加型のコンテンツを用意する

ウェビナーのコンテンツ内に、参加型のコンテンツを用意しましょう。

オフラインのセミナーとは違い、オンラインで行うウェビナーの場合は参加者にとって興味関心が低い内容であれば離席されやすいからです。

そこで、質疑応答やアンケートをウェビナー中に行うなど、参加者の興味を引くコンテンツを用意しましょう。

ウェビナーでは、配信中にチャット機能を使い、参加者の声を瞬時に把握できます。

その内容を全員の画面へ共有し、みんなで学びを深めることで、リアルにセミナーに参加している状態と近しい感覚を得られるでしょう。

3. 申し込みフォームを作成する

ウェビナーに参加するための申し込みフォームを作成しましょう。

参加者はウェビナーに興味を持った後に、以下の3つのアクションをとる必要があります。

参加申し込みをする
参加する
得た知識を元に行動する

つまり、参加者にとってウェビナーへの申し込みが、最初のハードルとなります。
そのため、以下のような工夫を実施しましょう。

入力させる項目は必要最低限の情報に絞る
エラーが発生した時にわかりやすく表示する
スマホからでも入力しやすいフォームとする

これらはエントリーフォーム最適化（EFO：Entry Form Optimization）と呼ばれ、入力しやすいエントリーフォームにすることで、申込率を高める手法です。

もしこれまで、ウェビナー参加に興味を示す顧客が多くても、実際の申し込みが少なかった場合、申し込みフォームの見直しを検討してみましょう。

とはいえ、ウェビナーの準備やセミナー受講後の顧客対応で忙しいのが、セミナー担当者の実情です。

そこで、エントリーフォームの作成を外注し、自社のリソースはコンテンツ作成や顧客対応に専念しても良いでしょう。

クラウドサービス「Synergy!」で作成できるWebフォームであれば、用途に合わせて設問やデザインを変えて、必要なときに必要なだけフォームを作成できます。

また、手間がかかる顧客データベースとの連動や、フォーム登録時に自動でサンキューメールが送付される機能なども備えているため、忙しいセミナー担当者にとってはうれしい点です。

具体的にどのような機能があるのかは、こちらで詳しく解説しています。
シナジーマーケティングでは無料相談の受付をしていますので、お気軽にご相談ください。

4. 集客を行う

ウェビナーの内容が決定したら開催日時を決め、集客を行いましょう。

集客は下記のような手段で行います。

自社のWebサイトでの告知
メールマガジンの配信
SNSの活用
チラシの作成
リスティング広告
プレスリリース
ウェビナーポータルサイト

それぞれの集客方法については、後ほど解説します。

5. 参加者へリマインドメールを送る

ウェビナーの参加者に対して、リマインドメールを送付しましょう。

リマインドメールとは、あらかじめ設定しておいた日時に参加方法などを案内するメールのこと。申し込みからウェビナー開催日時までに期間が空いている場合は、特に有効です。

なお、リマインドメールは下記のタイミングで配信すると良いでしょう。

開催1週間前
開催の前日
開催当日1時間〜15分前

ウェビナーへの申し込みをしたものの、参加者が日時を忘れてしまっている場合があります。

ウェビナーは気軽に申し込みができるため、連絡のないキャンセルや当日不参加が発生しやすいのが実情です。

そこで、リマインドメールを活用し、ウェビナーへの参加率を高めましょう。

さらに、開催当日の1時間〜15分前に視聴用のURLを再送付すると良いでしょう。

そろそろウェビナーの開始時間だと参加者が認識していても、視聴用のURLが見つけられず、不参加になることを防ぐためです。

参加者に対して、リマインドメールを適切なタイミングで送付し、参加率を高めましょう。

6. ウェビナーを開催する

実際にウェビナーを開催します。

開始の20分ほど前からカメラと音声をオフにした状態で、参加者がつながるように準備しておきましょう。あらかじめウェビナーの進行管理表を準備しておくと良いでしょう。

なお、ウェビナー開催前〜当日に行うべき流れは、こちらの記事でも解説しています。
より具体的な動きを知りたい方は、参考にしてみましょう。

7. アフターフォローを行う

ウェビナー終了後のアフターフォローは、ウェビナーの満足度を高めるために欠かせない要素です。
以下のように、ウェビナー終了後にアフターフォローを行うことで、満足度を高めましょう。

ウェビナー参加者へのお礼メールの送信
ウェビナー欠席者に対するフォロー
アンケート結果のフィードバック
ウェビナー後に実施すべき内容の解説

さらに、ウェビナーで獲得した見込み顧客に対してセミナーの反応やアンケート結果を元にランクづけを行い、関心度に応じたアフターフォローをすると良いでしょう。

ウェビナーを成功させる3つのコツ

ここからは、ウェビナーを成功させる3つのコツを解説します。

ウェビナーの開催において、ここまで細心の注意を払えば成功は目の前です。
成功させるために実施すべき点は、以下の3つです。

リハーサルの実施
顧客情報の活用
ウェビナーの資産化

順番に見ていきましょう。

1. リハーサルの実施

ウェビナーを開始するまでにリハーサルを行いましょう。
リハーサルの内容は、

コンテンツや準備した資料に間違いがないか
ネットの接続環境に問題がないか
円滑にツールが操作できるか
予定時間通りに収まるか

特に配信環境の整備は、ウェビナーの成功には欠かせない要素です。
ウェビナーの配信が止まってしまうようでは、参加者の満足を得られません。
また、予定時刻を過ぎる場合も離席者が増える要因となります。
無料でも有料でもウェビナーとはいえ予定時刻を大幅に超えないよう
あらかじめリハーサルで確認し、円滑に配信が進められるようにしましょう。

2. 顧客情報の活用

ウェビナー参加者の顧客情報を活用しましょう。

特にウェビナー開催の目的が見込み顧客の獲得であった場合、顧客育成を行いつつ、最終的なゴール（商品やサービスの購入など）へつなげましょう。

ウェビナーに参加した直後は、開催されたテーマに対して興味関心が高く、課題解決に向けての機運が高まっている時期です。

ウェビナー参加後すぐに、商品やサービスを検討した見込み顧客に対しては、電話ですぐにフォローを実施しましょう。

例えば、午前中にセミナーを開催したのであれば、午後には電話するくらいのスピード感がおすすめです。見込み顧客に必要な情報を提供し、クロージングまで進めましょう。

一方で、ウェビナーに情報収集を目的として参加し、これから商品やサービスの導入を検討する顧客に対しては、シナリオメールを活用します。

セミナーのアフターフォローとしてシナリオメールを配信し、忘れられることを防ぎつつ、商品やサービスの導入が顧客の課題解決につながることを伝えていくと良いでしょう。

事例として、社会人向けの資格取得に関するウェビナーを実施した場合、以下のようなシナリオメールを配信すると良いでしょう。

目的：ウェビナーで社会人向けの資格取得に興味がある人（見込み顧客）を集める
ゴール：資格取得に向けた専用講座への申し込み

シナリオメールの内容
　1通目：ウェビナー参加へのお礼
　2通目：資格取得に向けて専用講座への問い合わせが急増。問い合わせ先をご紹介
　3通目：多くの人が専用講座を申し込んだ決め手を一挙公開
　4通目：教育訓練給付金を使い、お得に資格取得する方法を徹底解説
　5通目：キャンセルや途中解約はできるの？専用講座を申し込み後によくある質問とは
　6通目：期間限定クーポンのご案内。専用講座の申し込みをお得にできる方法とは

このように、ウェビナー参加後に必要な情報を伝えていき、申し込んでいただきたい専用講座の認知度を高めます。

顧客の興味関心を高めた後に、期間限定クーポンでオファーを行い、申し込みにつなげるシナリオです。

なお、シナジーマーケティングではウェビナーの開催準備から顧客情報の活用までをトータルでサポートできます。

無料相談も可能ですので、お気軽にご相談ください。

3. ウェビナーの資産化

ウェビナーのアーカイブを残しておき、ウェビナー開催終了後も継続的に配信すると良いでしょう。

理由は、資産化されたウェビナー動画が継続的に収益や集客を発生させるからです。

ウェビナーを開催するまでには多大な労力が必要です。参加者が少ない場合は、有料であっても、1回の開催だけでは収支が合わないかもしれません。

しかし、ウェビナー動画を有料講座として提供すれば、今後も収益を生む資産として活用できるでしょう。

また、過去のウェビナー動画を新規顧客の集客ツールとして活用すると良いでしょう。
例えば、

自社サイトにアーカイブ動画として設置する
アーカイブ動画掲載のプラットフォームに掲載する

動画の視聴は顧客情報の登録を必須とすることで、新規顧客の獲得にもつながります。

このように、ウェビナーのアーカイブを資産化し有効活用しましょう。

ウェビナー集客でやるべき方法7選

ここからは、ウェビナーへの集客を高める方法を7つ紹介します。

自社のWebサイトでの告知
メールマガジンの配信
SNSの活用
チラシの作成
リスティング広告
プレスリリース
ウェビナーポータルサイト

順番に解説します。

1. 自社のWebサイトでの告知

もっとも基本的なのが、自社Webサイトでの告知です。

自社サイトにウェビナーについてのランディングページを作成し、告知をしましょう。ページを見たお客様がすぐに申し込みできるように、ウェビナーの申し込みページのリンクも設置しましょう。

2. メールマガジンの配信

自社で保有する顧客リストに対して、メールマガジンを配信しましょう。

ウェビナーのテーマによって顧客をセグメント化し、ウェビナーの概要やベネフィットをメールマガジンで配信しましょう。

3. SNSの活用

各種SNSを使って、ウェビナーの告知を行いましょう。

新規顧客へのアプローチを行う場合、SNSを掛け合わせるのが有効です。

例えば、Twitterでウェビナーの告知をしてもタイムラインで流れてしまいます。

そこで、Twitterの固定ツイート機能を使い、プロフィールの下にウェビナーの概要や申し込みリンクを設置します。

ウェビナーの詳細を確認したい人は、自社ホームページへ送客すると良いでしょう。

また、自社ホームページには過去のウェビナー動画を保存したYouTubeをリンクしておき、ウェビナーの様子がわかるようにしておきます。

なお、YouTubeの概要欄には、LINEやInstagramへのリンクを設置しておき、継続的なコンテンツが配信されるようにすると良いでしょう。

このように、さまざまなSNSをミックスして活用し、顧客へのタッチポイントを増やすのが効果的です。

4. チラシの作成

ウェビナー参加者の地域が限定できる場合は、チラシによる告知が有効です。

例えば、地元の地域活性化を議題としたウェビナーなど、地域に根付いたテーマを扱う場合は、参加者の居住地が特定の範囲に集中しやすい傾向にあります。

そのため、チラシを配布することでウェビナーの開催を認知してもらえるでしょう。

5. リスティング広告

リスティング広告は検索広告と呼ばれ、GoogleやYahoo!で検索した時に自社サイトを上位表示させる広告です。

開催するウェビナーに応じたキーワードを選定し、上位に表示させます。

クリックがされるごとに課金費用が発生しますが、自社サイトにスピーディーにアクセスを集めたい場合は、有効な手段です。

6. プレスリリース

プレスリリースサイトにウェビナーの情報を投稿し、各種メディアに情報を流してもらう手法です。

プレスリリースサイトでは、

情報のリリース先（大手新聞社や大手メディアの有無
配信回数
リリース内容の文字数や画像数
プレスリリース会社による添削の有無

上記のような内容によって掲載費用が異なります。

ウェビナーの参加者のペルソナを考え、どのようなメディアにリリースすればアプローチできるのかを考えて、選定すると良いでしょう。

7. ウェビナーポータルサイト

ウェビナーのポータルサイトとは、ウェビナーの集客を専用で行うサイトです。
具体的には、

Peatix
セミナーズ
こくちーずプロ

これらのようなポータルサイトにウェビナー開催の告知をだし、集客を行います。

なお、ポータルサイトの掲載費用は、開催するセミナーの料金設定や集客人数などによって異なりますので確認しておきましょう。

また、ポータルサイト内での告知や申し込みに加え、決済までが一貫して行えるのもメリットです。

有料のウェビナーを開催する場合、決済方法の導入や顧客対応に時間を取られることなく、告知と運営に専念できるでしょう。

まとめ

ウェビナー開催における集客〜アフターフォローまでの全体像に加え、集客を増やすための手法や集めた顧客リストの活用方法について解説しました。

特に、ウェビナーの開催が見込み顧客の獲得を目指していた場合、顧客を育成し、最終的なゴールに導くことが重要です。

ウェビナーを開催する前に、ウェビナーの参加〜商品やサービスの利用までをトータルで事前設計しておきましょう。

そのために、

ウェビナーの申し込みフォームの作成
参加者リストのデータベース管理
アフターフォローのためのシナリオメール作成や運用

これらを行うにはCRMシステムの導入が必要不可欠です。

そこで、使いやすく、導入後の定着に向けた支援が充実している、「CRMシステムSynergy!」をおすすめします。

なお、すでにSalesforceを使っている場合は、ウェビナーの申し込みからフォローまでをパッケージで行える「Synergy!LEADセミナー運営パッケージ」の活用をご検討ください。

手間のかかる顧客管理やメール送付の負担を減らし、ウェビナーのコンテンツ作りやシナリオ作成に専念できる環境が実現できます。

ウェビナーの開催〜アフターフォローまでの困りごとがあれば、まずはお気軽にご相談ください。

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