フォームで登録された内容を特定のアドレスに送信するには？（ワークフロー版）
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000389396&type=1
そのためSalesforce側で通知を実装される場合には「フロー版」を参照して実装をお願いいたします。
また、Synergy!LEADのフォームには「ジャーナルメール」機能をご用意しており、より簡単に設定が可能となっております。こちらもご活用ください。
「ジャーナルメール」については「ステップ（3）フォームを作成し、項目を設定する」をご参照ください。
Synergy!LEAD のフォームから登録された内容を、社内の特定メンバーに通知するメールを送りたい。「ワークフロー」と「メールアラート」を使って、通知メールを自動的に送信する方法を説明します。設定の流れは以下のとおりです。
メールテンプレートの作成
[ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力、[ Classicメールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。
次に、 「テキスト」を選択します。
続いて、メールテンプレートの各種項目を入力します。
【入力内容】
- 有効：チェックを付けます
- メールテンプレート名：わかりやすい名称を入力します
- 文字コード：「日本語（Shift-JIS）」もしくは「 Unicode（UTF-8）」を選択します
- 件名：登録されたデータの項目を差し込めます
- メール内容：上記の「差し込み項目値」を含む送信時の本文を入力します
「差し込み項目の種類」で「フォームで指定するオブジェクトの項目」を選択します。また「差し込み項目」の選択リストで項目を選択し、「差し込み項目値」を表示します。この文字列をメール本文に貼り付けることで、実際のメール送信時、登録されたオブジェクトの情報が「差し込み項目値」の部分に展開されます。件名にも差し込み可能です。
最後に [ 保存 ] をクリックします。
ワークフロールールの設定
[ ビルド ] | [ 作成 ] | [ ワークフローと承認申請 ] | [ ワークフロールール ] を選択し、表示された画面で [ 新規ルール ] をクリックします。
「オブジェクトの選択」にてフォームから登録されたときにメールを送信するため、「フォームで指定するオブジェクト」を選択します。
次に「ワークフロールールの設定」で、「ルール名」「評価条件」「ルール条件」を設定します。
【入力内容】
ここでの「ルール名」は「フォーム登録された情報を特定のアドレスに送信する」にします。
- ルール名：わかりやすい名称を入力します
- 評価条件：「作成されたとき」を選択します
- ルール条件：最低1つ必要です
ここでは必ずルールが適用されるように以下の設定をおこないます。
【入力内容例：リードオブジェクトで登録されたときの条件】
- 項目：「リード: 姓」
- 演算子：「次の文字列と一致しない」
- 値：空(null)
特定のフォームから登録された場合にのみメールを送信した場合、ここに条件を追加します。たとえば、フォームに「自動設定項目」を設定し、ある項目の値が必ず特定値になるようにしておき、その値を条件として設定することで特定フォームからの登録時のみメールを送信できます。ここでは例として、項目「登録フォーム種別」に「資料請求」を含む場合を条件に追加しています。
上記を設定後、[ 保存＆次へ ] をクリックします。
ワークフローアクションの追加
「ワークフローアクションの指定」で [ ワークフローアクションの追加 ] をクリックします。特定のアドレスにメールを送信するため、「新規メールアラート」を選択します。
次に、メール送信情報を設定します。
【入力内容】
- 説明：わかりやすい説明テキストを入力します（例：リード登録時にメール送信）
- 一意の名前：わかりやすい名称を入力します
- メールテンプレート：上記「1. メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します
- 受信者種別：「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し [ 追加 ] をクリックします
- 追加のメール：追加で送信したいアドレスを入力します（例：ユーザのアドレス以外のメーリングリストなど）
上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。
続いて、「ステップ3:ワークフローアクションの指定」画面に戻ってきます。画面右上の [ 完了 ] をクリックします。
ワークフロールールの有効化
ワークフロールールが実行されるには「有効化」が必要です。ここまでの手順でワークフロールールの詳細画面が表示されています。[ 有効化 ] をクリックします。
ここでワークフローを有効化しないと、ワークフローは起動しません。忘れずに [ 有効化 ] をクリックします。
これでフォームからの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。ルールの有効化 / 無効化の切り替えは、「ワークフロールール」のトップ画面の「すべてのワークフロールール」から、ルールごとのアクションリンクをクリックすることでも可能です。
なお、ワークフロー機能は Salesforce 標準の便利な機能ではありますが、ひとつのオブジェクトに設定できるルール数など制限もあるため、ルールを追加する際には注意してください。
メールテンプレートの作成
[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力し [ Classicメールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。
次に、「テキスト」を選択します。
続いて、メールテンプレートの各種項目を入力します。
【入力内容】
- 有効：チェックを付けます
- メールテンプレート名：わかりやすい名称を入力します
- 文字コード：「日本語（Shift-JIS）」もしくは「 Unicode（UTF-8）」を選択します
- 件名：登録されたリードの項目を差し込めます
- メール内容：上記の「差し込み項目値」を含む送信時の本文を入力します
「差し込み項目の種類」で「フォームで指定するオブジェクトの項目」を選択します。また「差し込み項目」の選択リストで項目を選択し、「差し込み項目値」を表示します。この文字列をメール本文に貼り付けることで、実際のメール送信時、登録されたオブジェクトの情報が「差し込み項目値」の部分に展開されます。件名にも差し込み可能です。
最後に [ 保存 ] をクリックします。
ワークフロールールの設定
[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「ワークフロールール」を入力し、 [ プロセスの自動化 ] の下に表示された [ ワークフロールール ] を選択します。
ワークフロールールの画面で [ 新規ルール ] をクリックします。
まず、「オブジェクトの選択」です。フォームから登録されたときにメールを送信するため、「フォームで指定するオブジェクト」を選択します。
次に、「ワークフロールールの設定」です。ルール名、評価条件、ルール条件を設定します。
【入力内容】
ここでの「ルール名」は「フォーム登録された情報を特定のアドレスに送信する」にします。
- ルール名：わかりやすい名称を入力します
- 評価条件：「作成されたとき」を選択します
- ルール条件：最低1つ必要です
ここでは必ずルールが適用されるように以下の設定をおこないます。
【入力内容例：リードオブジェクトで登録されたときの条件】
- 項目：「リード: 姓」
- 演算子：「次の文字列と一致しない」
- 値：空(null)
特定のフォームから登録された場合にのみメールを送信した場合、ここに条件を追加します。たとえば、フォームに「自動設定項目」を設定し、ある項目の値が必ず特定値になるようにしておき、その値を条件として設定することで特定フォームからの登録時のみメールを送信できます。ここでは例として、項目「登録フォーム種別」に「資料請求」を含む場合を条件に追加しています。
上記を設定後、[ 保存＆次へ ] をクリックします。
ワークフローアクションの追加
「ワークフローアクションの指定」です。[ ワークフローアクションの追加 ] をクリックします。特定のアドレスにメールを送信するため、「新規メールアラート」を選択します。
次に、メール送信情報を設定します。
【入力内容】
- 説明：わかりやすい説明テキストを入力します（例：リード登録時にメール送信）
- 一意の名前：わかりやすい名称を入力します
- メールテンプレート：上記「1. メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します
- 受信者種別：「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し [ 追加 ] をクリックします
- 追加のメール：追加で送信したいアドレスを入力します（例：ユーザのアドレス以外のメーリングリストなど）
上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。
続いて、「ステップ3:ワークフローアクションの指定」画面に戻ってきます。画面右上の [ 完了 ] をクリックします。
ワークフロールールの有効化
ワークフロールールが実行されるには「有効化」が必要です。
ここまでの手順でワークフロールールの詳細画面が表示されています。
[ 有効化 ] をクリックします。
ここでワークフローを有効化しないと、ワークフローは起動しません。忘れずに [ 有効化 ] をクリックします。
これで、フォームからの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。
ルールの有効化/無効化の切り替えは、「ワークフロールール」のトップ画面の「すべてのワークフロールール」から、ルールごとのアクションリンクをクリックすることでも可能です。
なお、ワークフロー機能は Salesforce 標準の便利な機能ではありますが、ひとつのオブジェクトに設定できるルール数など制限もあるため、ルールを追加する際には注意してください。
