オプトアウト登録時に特定のアドレス宛に通知させるには？

Synergy!LEAD のメール送信のオプトアウトを登録されたことを社内ユーザに通知するためのメールを送信する方法をご説明します。設定は、Salesforceの「ワークフロー」と「メールアラート」機能を利用します。設定の流れは以下のとおりです。

メールテンプレートの作成
ワークフロールールの設定
ワークフローアクションの追加
ワークフロールールの有効化

メールテンプレートの作成

テンプレートは配信先のオブジェクト毎に作成が必要です。このページでは「リード」向けのテンプレートで説明します。「取引先責任者」で利用する場合は「リード」部分を「取引先責任者」に読み替えて作成してください。

[ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力し、[ Classic メールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。

次に「テキスト」にチェックし、[ 次へ ] をクリックします。

「差し込み項目の種類」で「リードの項目」を選択します。

項目とメール内容を入力します。

【入力内容】

有効：チェックを付けます。
メールテンプレート名：わかりやすい任意の名称を入力します。
文字コード：「日本語（Shift-JIS）」もしくは「Unicode（UTF-8）」を選択します。
件名、メール内容：メール内の件名登録されたリードの項目を差し込めます。

入力が完了したら [ 保存 ] をクリックします。

ワークフロールールの設定

[ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「ワークフロールール」を入力・選択し、表示された画面で [ 新規ルール ] をクリックします。（ワークフローの確認画面が表示された場合は、[ 次へ ] をクリックします）

「オブジェクトの選択」にてフォームからリードが登録されたときにメールを送信するため、「リード」を選択します。

「ワークフロールールの設定」にて「ルール名」「評価条件」「ルール条件」を設定します。

【入力内容】

ルール名：わかりやすい任意の名称を入力します。ここでは「オプトアウト登録情報の送信」にします。説明にも同じ内容を入力します。
評価条件：「作成されたときおよびその後基準を満たすように編集されたとき」を選択します。
ルール条件：「オプトアウト項目」、演算子は「次の文字列と一致しない」、値は「空白」とします。

上記を設定後、[ 保存＆次へ ] をクリックします。

ワークフローアクションの追加

「ワークフローアクションの指定」です。[ ワークフローアクションの追加 ] をクリックします。特定のアドレスにメールを送信するため、「新規メールアラート」を選択します。

メール送信情報を設定します。

【入力内容】

説明：わかりやすい説明テキストを入力します。（例：リード登録時にメール送信等）
一意の名前：こちらもわかりやすい名称を入力します。
メールテンプレート：「メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します。
受信者種別：「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し[ 追加 ] をクリックします。
追加のメール：追加で送信したいアドレスを入力します。（例：ユーザのアドレス以外のメーリングリスト等）

上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。

続いて「ステップ3:ワークフローアクションの指定」に戻ってきます。画面右上の [ 完了 ] をクリックします。

「時間ベースのアクション」で「ワークフローアクションは追加されて…」と表示されていますが時間ベースでアクションを起こしたい場合（10日後など）の内容です。表示されていても問題ありません。

ワークフロールールの有効化

ワークフロールールが実行されるには「有効化」が必要です。ここまでの手順でワークフロールールの詳細画面が表示されていますので、[ 有効化 ] をクリックします。

ここでワークフローを有効化しないと、ワークフローは起動しません。忘れずに [ 有効化 ] をクリックします。

以上で設定完了です。

これで、オプトアウトの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。ルールの有効化 / 無効化の切り替えは、「ワークフロールール」のトップ画面の「すべてのワークフロールール」から、ルールごとのアクションリンクをクリックすることでも可能です。

なお、ワークフロー機能は Salesforce の便利な機能ではありますが、ひとつのオブジェクトに設定できるルール数など制限もあるため、ルールを追加する際には注意してください。