フォームで登録された内容を特定のアドレスに送信するには？（フロー版）
Synergy!LEAD のフォームから登録された内容を、社内の特定メンバーにメールで通知することができます。
「フロー」によるメール送信方法は複数ありますが、今回は、皆さんで既に作成されている「メールアラート」を利用して、自動的にメール送信する例を説明します。
設定の流れは以下のとおりですが、既に「メールアラート」を設定されている場合は、「3.フローの設定」からご確認ください。
「ジャーナルメール」については「ステップ（3）フォームを作成し、項目を設定する」をご参照ください。
メールテンプレートの作成
[ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力、[ Classicメールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。
次に、「テキスト」を選択します。
続いて、メールテンプレートの各種項目を入力します。
【入力内容】
- 有効：チェックを付けます
- メールテンプレート名：わかりやすい名称を入力します
- 文字コード：「日本語（Shift-JIS）」もしくは「 Unicode（UTF-8）」を選択します
※標準的な文字コードとされている「 Unicode（UTF-8）」の利用を推奨します - 件名：登録されたリードの項目を差し込めます
- メール内容：上記の「差し込み項目値」を含む送信時の本文を入力します
「差し込み項目の種類」で「リードの項目」を選択します。また「差し込み項目」の選択リストで項目を選択し、「差し込み項目値」を表示します。この文字列をメール本文に貼り付けることで、実際のメール送信時、登録されたリードの情報が「差し込み項目値」の部分に展開されます。件名にも差し込み可能です。
最後に [ 保存 ] をクリックします。
メールアラートの設定
[ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールアラート」を入力し、 [ 新規メールアラート ] を選択します。
次に、メール送信情報を設定します。
【入力内容】
- 説明：わかりやすい説明テキストを入力します（例：リード登録時にメール送信）
- 一意の名前：わかりやすい名称を入力します
- メールテンプレート：上記「1. メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します
- 受信者種別：「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し [ 追加 ] をクリックします
- 追加のメール：追加で送信したいアドレスを入力します（例：ユーザのアドレス以外のメーリングリストなど）
上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。
フローの設定
[ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「フロー」を入力し、 [ フロー ] を選択、[ 新規フロー ] をクリックします。
フローの開始条件を設定します。[ レコードトリガーフロー ] を選択し、[ 作成 ] をクリックします。
詳細条件を設定します。
【入力内容】
どのオブジェクトに登録されたレコードが、どのような状態のときにフローを開始するのか指定します。
- オブジェクト：対象のオブジェクトを指定します（この例では「リード」を設定しています）
- トリガを設定：レコードの状態を指定します（この例では「レコードが作成された」を設定しています）
- エントリ条件を設定：対象にするレコードの条件を指定します（この例では対象のフォームに登録すると「お問い合わせフォーム」という値を取得している前提で設定しています）
- フローを最適化：アクションと関連レコード
上記を設定後、[ 完了 ] をクリックします。
レコードトリガーフローの開始条件設定が完了しました。続いて、アクションの設定を行います。
[ ＋ ] をクリックし、[ メールアラートを送信 ] をクリックします。
新規アクションの検索条件から[ 種別 ] を選択すると[ メールアラート ] を選択することができます。詳しい画面は、次のキャプチャをご覧ください。
新規アクションの設定画面が開きます。
【入力内容】
- 表示ラベル：わかりやすい表示名を入力します
- API参照名：わかりやすい名称を入力します
- 説明：必要に応じて記入します
- 入力値を設定：レコードID ({!$Record.Id})
上記を設定後、[ 完了 ] をクリックします。
Flow Builder の画面に戻ります。
[ 保存 ] をクリックすると、設定終了です。
フローの有効化
フローが実行されるには「有効化」が必要です。
[ 有効化 ] をクリックします。
これで、フォームからの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。
ルールの有効化/無効化の切り替えは、作成した「フロー」画面で切り替えることが可能です。
こちらの方法では、メールテンプレート、メールアラートを事前に用意しなければいけませんが、同じ文面を複数箇所で使いまわす場合には効率的な方法のため、是非お試しください。
設定の流れは以下のとおりですが、既に「メールアラート」を設定されている場合は、「3.フローの設定」からご確認ください。
「ジャーナルメール」については「ステップ（3）フォームを作成し、項目を設定する」をご参照ください。
メールテンプレートの作成
[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールテンプレート」と入力し [ Classicメールテンプレート ] | [ 新規テンプレート ] をクリックします。
次に、「テキスト」を選択します。
続いて、メールテンプレートの各種項目を入力します。
【入力内容】
- 有効：チェックを付けます
- メールテンプレート名：わかりやすい名称を入力します
- 文字コード：「日本語（Shift-JIS）」もしくは「 Unicode（UTF-8）」を選択します
※標準的な文字コードとされている「 Unicode（UTF-8）」の利用を推奨します - 件名：登録されたリードの項目を差し込めます
- メール内容：上記の「差し込み項目値」を含む送信時の本文を入力します
「差し込み項目の種類」で「リードの項目」を選択します。また「差し込み項目」の選択リストで項目を選択し、「差し込み項目値」を表示します。この文字列をメール本文に貼り付けることで、実際のメール送信時、登録されたリードの情報が「差し込み項目値」の部分に展開されます。件名にも差し込み可能です。
最後に [ 保存 ] をクリックします。
メールアラートの設定
[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「メールアラート」を入力し、 [ メールアラート ] を選択します。
次に、メール送信情報を設定します。
【入力内容】
- 説明：わかりやすい説明テキストを入力します（例：リード登録時にメール送信）
- 一意の名前：わかりやすい名称を入力します
- メールテンプレート：上記「1. メールテンプレートの作成」で作成したメールテンプレートを選択します
- 受信者種別：「選択可能なメール受信者」からメールを送りたいユーザを選択し [ 追加 ] をクリックします
- 追加のメール：追加で送信したいアドレスを入力します（例：ユーザのアドレス以外のメーリングリストなど）
上記を設定後、[ 保存 ] をクリックします。
フローの設定
[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ クイック検索 ] に「フロー」を入力し、 [ フロー ] を選択します。
[ 新規フロー ] をクリックします。
フローの開始条件を設定します。[ レコードトリガーフロー ] を選択し、[ 作成 ] をクリックします。
詳細条件を設定します。
【入力内容】
どのオブジェクトに登録されたレコードが、どのような状態のときにフローを開始するのか指定します。
- オブジェクト：対象のオブジェクトを指定します（この例では「リード」を設定しています）
- トリガを設定：レコードの状態を指定します（この例では「レコードが作成された」を設定しています）
- エントリ条件を設定：対象にするレコードの条件を指定します（この例では対象のフォームに登録すると「お問い合わせフォーム」という値を取得している前提で設定しています）
- フローを最適化：アクションと関連レコード
上記を設定後、[ 完了 ] をクリックします。
レコードトリガーフローの開始条件設定が完了しました。続いて、アクションの設定を行います。
[ ＋ ] をクリックし、[ メールアラートを送信 ] をクリックします。
新規アクションの検索条件から[ 種別 ] を選択すると[ メールアラート ] を選択することができます。詳しい画面は、次のキャプチャをご覧ください。
新規アクションの設定画面が開きます。
【入力内容】
- 表示ラベル：わかりやすい表示名を入力します
- API参照名：わかりやすい名称を入力します
- 説明：必要に応じて記入します
- 入力値を設定：レコードID ({!$Record.Id})
上記を設定後、[ 完了 ] をクリックします。
Flow Builder の画面に戻ります。
[ 保存 ] をクリックすると、設定終了です。
フローの有効化
フローが実行されるには「有効化」が必要です。
[ 有効化 ] をクリックします。
これで、フォームからの登録があるたびに、指定したユーザまたはアドレス宛にメールテンプレートで入力した内容の通知メールが送信されます。
ルールの有効化/無効化の切り替えは、作成した「フロー」画面で切り替えることが可能です。
こちらの方法では、メールテンプレート、メールアラートを事前に用意しなければいけませんが、同じ文面を複数箇所で使いまわす場合には効率的な方法のため、是非お試しください。
