社内外でドキュメントを共有／公開する
Salesforce でのドキュメント共有方法について理解する。
0.はじめに
Salesforce では ファイル共有の仕組みとして次の機能が用意されています。
| 目的 | 一般的な用途 | 最大ファイルサイズ | |
| ドキュメント | Web リソース （ロゴ、DOTファイル、その他のVisualforce など） をレコードに添付せずにフォルダに保存します。 |
Salesforce のカスタマイズツールの一部としての活用 | 5 MB カスタムアプリケーションロゴ: 20 KB |
| 添付ファイル | 選択した詳細ページの 「添付ファイル」関連リストから レコードにファイルを添付します。 |
取引先／商談／ケース等のレコードに関連付けする場合に活用 | 添付ファイル: 5 MB フィードの添付ファイル:2GB メールに添付されたファイル:10 MB |
| Salesforce CRM Content | 会社の公式なファイルを公開、同僚と共有、顧客に配信します。 | 資料／提案書を自身のアクセス権のみで作成／編集。 準備ができたら、社内の他のユーザがアクセスできるように公開。 コンテンツパックを作成、顧客にオンラインで共有。 ※ Lightning Experience には対応しておりません |
2 GB Google ドキュメント: 10MB API によるアップロード時:38 MB Visualforce によるアップロード時:10MB |
| ファイル | ファイルをアップロード、保存、検索、フォロー、 共有、およびコラボレーションします |
完成前の資料／提案書を Chatter で共有。 社内の多面的なアドバイスを受け資料のブラッシュアップに活用。 |
2 GB |
それぞれの特徴を見ながら、最適なドキュメント共有機能を利用しましょう。
1.ドキュメント
[ ドキュメント ] から利用することができます。
たとえば、カスタムアプリケーションのロゴを変更する場合に利用します。
Salesforce オンラインヘルプ：カスタムアプリケーションでホームページのロゴを変更する
※ Lightning Experience には対応しておりません。
2.添付ファイル
添付ファイルはオブジェクトのレコードの関連するファイルをアップするために利用する機能です。たとえば、見積書の PDFファイルを商談オブジェクトの添付ファイルにアップします。
各オブジェクトの関連リスト「メモ＆添付ファイル」の [ ファイル添付 ] からファイルをアップロードすることができます。
添付ファイルはオブジェクトのレコードの関連するファイルをアップするために利用する機能です。たとえば、見積書の PDFファイルを商談オブジェクトの添付ファイルにアップします。
各オブジェクトの関連リスト「メモ＆添付ファイル」 の「ファイルをアップロード」にファイルをドラッグ＆ドロップして、アップロードすることができます。
3.Salesforce CRM Content
社内外へ共有する正式なドキュメント向けの機能です。
バージョン管理やダウンロード数のカウント、コンテンツの評価、利用状況の分析などさまざまな機能が備わった強力なドキュメント管理機能です。
[ ライブラリ ] から利用することができます。
この機能を利用するにはSalesforceオンラインヘルプ「Salesforce CRM Content の設定」記載の手順が必要となります。
※ Lightning Experience には対応しておりません。
4.ファイル
Chatter の投稿 や [ ファイル ] からファイルをアップロードできます。
コンテンツライブラリと機能は似ていますが、ファイルは社内で簡易的に共有したいファイル（レビュー資料や写真データ）を管理するために利用します。
Chatter の投稿や [ ファイル ] からファイルをアップロードできます。
ファイルは社内で簡易的に共有したいファイル（レビュー資料や写真データ）を管理するために利用します。
