ワークフローを使って社内の手続きを自動化する
ワークフローを使って社内の手続きの自動化を行う。
0.はじめに
社内手続きを自動化する機能として「ワークフローと承認プロセス、プロセスビルダー」があります。 標準化された社内の手続きは ToDoの作成や定期的なメールの送信、単純な条件にもとづく項目の更新などがあり、その多くは自動化が可能です。 自動化の機能は次の3つの要素で構成されています。
- ワークフロールール
- ワークフローアクション
- 承認プロセス
- プロセスビルダー
ワークフロールール
ルールを実行する条件（いつ適用されるか）。 次の2つの組み合わせです。 評価条件 (作成時・更新時などレコードの状態による条件) ルール条件（項目の値などレコードの属性による条件）
ワークフローアクション
自動化可能な処理。次の4つに分類可能です。
- メールアラート
- ToDo
- 項目自動更新
- アウトバウンドメッセージ
承認プロセス
組織内の複数ユーザによりレコードの申請・承認（または却下）を一度または複数回繰り返すことによって関係者の合意を得るプロセスを機能化したものです。
プロセス内の各ステップ（申請・承認・取消）ごとにそれぞれワークフローアクションを実行することができます。
プロセスビルダー
ワークフローと同じようにデータの更新やメールアラートの送信などができます。メインの利用シーンとしては、関連するオブジェクトに対してデータ更新を行うことができます。たとえば、取引先のデータ更新をトリガーにして、商談情報を更新する、といったことが可能となります。
社内の標準プロセスをワークフロールールやプロセスビルダー、承認プロセスで設計し、アクションをそれぞれに関連付けすることで、手続きを自動化し、業務を効率化することができます。
今回は、ワークフローについて説明します。
承認プロセスについては別のテキストで説明します。(【承認プロセスを組み立てる】)
1.ワークフローの新規作成
次の手順で行います。
- [ 設定 ] | [ クイック検索 ] で「ワークフロー」と入力、 [ ワークフロー ルール ] を選択し [ 新規ルール ] をクリックします。
- ワークフロールールを適用するオブジェクトを選択します。ここではリードを選択します。
- ワークフロールールの設定と条件を指定します。ここでは登録・更新された際に住所から地区を判別して項目を自動的に更新するワークフロールールを作成します。
- ワークフローアクションを設定します。ここでは項目自動更新を選択します
- 項目自動更新の詳細を設定します。数式を使って地区を判断しています。
- ワークフロールールの作成を完了し、ワークフロールールを有効にします。
下記ヘルプにまとめて紹介されていますので、作成前に必ず目をお通しください。
ワークフロールールの使用に関するメモ
https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=workflow_rules_considerations.htm&language=ja
次の手順で行います。
- [ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [クイック検索 ] で「ワークフロー」と入力、 [ ワークフロールール ] を選択し [ 新規ルール ] をクリックします。
- ワークフロールールを適用するオブジェクトを選択します。ここではリードを選択します。
- ワークフロールールの設定と条件を指定します。ここでは登録・更新された際に住所から地区を判別して項目を自動的に更新するワークフロールールを作成します。
- ワークフローアクションを設定します。ここでは項目自動更新を選択します。
- 項目自動更新の詳細を設定します。数式を使って地区を判断しています。
- ワークフロールールの作成を完了し、ワークフロールールを有効にします。
下記ヘルプにまとめて紹介されていますので、作成前に必ず目をお通しください。
ワークフロールールの使用に関するメモ
https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=workflow_rules_considerations.htm&language=ja
2.ワークフロールールの管理
ワークフロールール一覧画面
[ 設定 ] | [ ビルド ] | [ 作成 ] | [ ワークフローと承認プロセス ] | [ ワークフロー ] を選択するとワークフロールールの一覧が表示されます。
初期状態では「すべてのワークフロールール」が表示されています。
ここで新規のワークフロールール作成・確認・編集・コピー・削除が行えます。
最初に機能のページが表示される場合があります。はじめて見る場合は一読の上、必要に応じて[ 次回からこのページを表示しない ] にチェックをいれます。
ワークフローの有効／無効化
ワークフロールールの一覧から、ルール名をクリックすると、そのワークフロールールの詳細画面が表示されます。
ここで、一度作成したワークフローを一時的に無効にしたり、逆に無効となっているワークフローを有効化にしたりすることができます。
これにより今必要なルールだけを実行したり、特定の作業中だけワークフロールールを実行しないようにすることができます。
▼ワークフロールールの詳細画面の [ 有効化 ] をクリックすると「有効」欄にチェックがつく
ワークフロールール一覧画面
[ 歯車マーク ] | [ 設定 ] | [ プロセスの自動化 ] | [ ワークフロールール ] を選択するとワークフロールールの一覧が表示されます。
初期状態では「すべてのワークフロールール」が表示されています。
ここで新規のワークフロールール作成・確認・編集・コピー・削除が行えます。
最初に機能のページが表示される場合があります。はじめて見る場合は一読の上、必要に応じて「次回からこのページを表示しない」にチェックをいれます。
ワークフローの有効／無効化
ワークフロールールの一覧から、ルール名をクリックすると、そのワークフロールールの詳細画面が表示されます。
ここで、一度作成したワークフローを一時的に無効にしたり、逆に無効となっているワークフローを有効化にしたりすることができます。
これにより今必要なルールだけを実行したり、特定の作業中だけワークフロールールを実行しないようにすることができます。
▼ワークフロールールの詳細画面の [ 有効化 ] をクリックすると「有効」欄にチェックがつく
3.ワークフローアクションの管理
ワークフロールールの詳細画面から、そのルールに関連付けられたワークフローアクションを追加、削除、編集することができます。
編集するワークフローアクションを持つルール名をクリックすると、ルールの詳細ページに移動します。ここで新しくルールにワークフローアクションを追加・変更、削除を行うことができます。
ワークフロールールの詳細画面から、そのルールに関連付けられたワークフローアクションを追加、削除、編集することができます。
編集するワークフローアクションを持つルール名をクリックすると、ルールの詳細ページに移動します。ここで新しくルールにワークフローアクションを追加・変更、削除を行うことができます。
4.ワークフロールールのサンプル
https://help.salesforce.com/apex/HTViewHelpDoc?id=workflow_examples.htm&language=ja
オンラインヘルプにいくつかのワークフロールールのサンプルが公開されています。
